Pacjenci umawiają się sami - ty decydujesz
SmartDental ma własny moduł rezerwacji online, który podłączasz do istniejącej strony internetowej gabinetu. Pacjent wchodzi na stronę, zakłada profil i sam rezerwuje wolny termin - a ty obsługujesz cały proces z poziomu programu w gabinecie.
To nie jest zewnętrzny portal, na którym wynajmujesz miejsce w czyimś katalogu lekarzy. To terminarz online działający na stronie twojego gabinetu, zintegrowany z SmartDental: wolne terminy publikujesz wprost z programu, a każdą rezerwację zatwierdzasz lub odrzucasz ręcznie. Recepcja przestaje odbierać telefon co kilka minut - pacjent umawia się o 23:00, w niedzielę, bez dzwonienia.
Na stronie SmartDental dostępne jest demo rezerwacji online - możesz zobaczyć, jak wygląda terminarz oczami pacjenta, zanim zdecydujesz się go uruchomić u siebie.
Jak to działa dla pacjenta
Po zainstalowaniu modułu na stronie gabinetu pacjent dostaje własny terminarz online - "Terminarz online" z logowaniem i kalendarzem wolnych terminów. Z poziomu swojego komputera (albo telefonu) pacjent może:
- Założyć profil - konto z adresem e-mail i hasłem, danymi kontaktowymi
- Zarezerwować wizytę - wybrać wolny termin z opublikowanego kalendarza, u konkretnego lekarza, w wybranej lokalizacji
- Śledzić status rezerwacji - czy wizyta czeka na potwierdzenie, została zatwierdzona czy odrzucona
- Edytować lub odwołać - zmienić plany bez telefonu do recepcji
Pacjent widzi tylko te terminy, które ty udostępnisz - kalendarz online pokazuje wyłącznie sloty opublikowane z programu. Żadna rezerwacja nie trafia do twojego terminarza automatycznie, dopóki jej nie zatwierdzisz.
Publikowanie wolnych terminów - automatycznie lub ręcznie
Wolne terminy generujesz wprost z SmartDental, w dwóch trybach:
- Automatyczne generowanie - wskazujesz lekarza, zakres dat i długość wizyty, a program sam tworzy sloty na podstawie harmonogramu pracy danego pracownika. Kilka kliknięć i masz wypełniony kalendarz online na dwa tygodnie do przodu.
- Ręczne dodawanie - tworzysz pojedynczy wolny termin: dzień, godzina od-do, lekarz, lokalizacja, stanowisko. Przydatne, gdy chcesz udostępnić tylko wybrane okienka.
Tak samo łatwo terminy usuwasz - możesz skasować wszystkie wolne sloty, tylko stare, tylko zatwierdzone albo tylko odrzucone w wybranym zakresie dat. Kalendarz online zawsze pokazuje aktualny stan, bo gabinet ma pełną kontrolę nad tym, co jest widoczne.
Terminy oznaczane są też jako prywatne lub NFZ - zależnie od gabinetu, do którego są przypisane. Pacjent od razu widzi, czego dotyczy dany slot.
Zatwierdzanie rezerwacji w programie
Gdy pacjent zarezerwuje termin, rezerwacja nie staje się od razu wizytą w terminarzu. Trafia na listę rezerwacji online w SmartDental i czeka na twoją decyzję. Program regularnie sprawdza nowe rezerwacje (częstotliwość ustawiasz w konfiguracji), więc recepcja widzi je na bieżąco.
Przy każdej rezerwacji masz dwie ścieżki:
| Akcja | Co się dzieje |
|---|---|
| Zatwierdź | Rezerwacja zamienia się w wizytę w terminarzu, powiązaną z kartą pacjenta. Pacjent dostaje e-mail z potwierdzeniem |
| Odrzuć | Termin nie zostaje zarezerwowany. Pacjent dostaje e-mail z informacją (możesz podać powód) |
Przy zatwierdzaniu łączysz rezerwację z kartoteką: jeśli pacjent jest już w bazie, podpinasz jego kartę; jeśli to nowy pacjent, zakładasz kartę jednym kliknięciem (imię, nazwisko, e-mail i telefon przepisują się z profilu online). Dzięki temu nowy pacjent z internetu od razu trafia do twojej bazy jako pełnoprawna kartoteka, a nie luźna rezerwacja.
Powiadomienia e-mail na każdym etapie
Moduł rezerwacji wysyła powiadomienia e-mail automatycznie:
- Pacjent dostaje wiadomość o potwierdzeniu wizyty (z lekarzem, datą, godziną i dodatkową informacją) albo o jej odrzuceniu
- Lekarz lub gabinet może otrzymywać powiadomienia o nowych rezerwacjach online - ustawiasz, na jaki adres mają trafiać
Pacjent nie zostaje z niepewnością "czy ktoś to widział", a ty nie musisz oddzwaniać z potwierdzeniem - e-mail idzie sam w momencie, gdy klikniesz Zatwierdź.
Własny terminarz online a Znany Lekarz
To dwa różne kanały i warto je rozróżnić:
- Własny moduł rezerwacji online (ta funkcja) - terminarz na stronie internetowej twojego gabinetu, pod twoją marką. Pacjenci, profile, rezerwacje i powiadomienia działają na twojej infrastrukturze, zintegrowanej z SmartDental.
- Integracja ze Znany Lekarz (DocPlanner) - osobna, opcjonalna synchronizacja terminarza z zewnętrznym portalem Znany Lekarz. To inny mechanizm, opisany przy module Terminarza.
Możesz korzystać z jednego, drugiego albo obu - ale ta podstrona dotyczy własnego terminarza na stronie gabinetu, który nie wymaga pośrednika i nie umieszcza cię w cudzym katalogu.
Twój terminarz, twoja strona
Moduł działa na stronie internetowej twojego gabinetu i pod twoją kontrolą. Publikujesz dokładnie te terminy, które chcesz, każdą rezerwację zatwierdzasz ręcznie, a dane pacjentów z rezerwacji online wpadają wprost do twojej bazy SmartDental.
Wygoda umawiania znana z dużych portali - ale na twoich warunkach i bez oddawania pacjentów do cudzego katalogu.
Podstawy pracy z terminarzem i wolnymi terminami opisuje artykuł pomocy Umawianie wizyt. Jeśli interesuje cię dostęp do terminarza spoza gabinetu - zobacz przewodnik Aplikacja mobilna.