Jedna kopia, której nie chcesz nigdy stracić

Cała historia gabinetu - dane pacjentów, dokumentacja medyczna, rozliczenia, zdjęcia RTG - mieszka w bazie SmartDental. Archiwizacja to mechanizm, który pozwala tę bazę w kilka chwil zapisać w jednym, bezpiecznym pliku i odtworzyć ją, gdy stanie się najgorsze: awaria dysku, kradzież komputera, zalanie, błąd ludzki.

Kopię tworzysz z poziomu programu (menu Narzędzia → Archiwizacja bazy danych), bez znajomości baz danych i bez pomocy informatyka. Wynik to jeden skompresowany, zaszyfrowany plik, który zapisujesz tam, gdzie chcesz - na pendrive, dysku zewnętrznym, w folderze sieciowym czy w chmurze.

Co trafia do archiwum

Archiwum to nie tylko sucha tabela rekordów - to kompletny obraz gabinetu:

• Pełna baza danych - pacjenci, wizyty, terminarz, plany leczenia, rozliczenia, ustawienia
• Dokumentacja medyczna - pliki i dokumenty przypisane do pacjentów
• Zdjęcia i obrazy RTG - materiał diagnostyczny zgromadzony w programie

Możesz też wykonać kopię samej bazy danych (bez zdjęć i dokumentów), gdy zależy ci na szybkim, lekkim backupie do regularnego wykonywania.

Kompresja, szyfrowanie i hasło - bez kompromisów

Kopia zapasowa pacjentów to dane wrażliwe w rozumieniu RODO. Dlatego archiwum nie jest zwykłym plikiem do podejrzenia w eksploratorze:

• Kompresja - dane pakowane są do jednego pliku ZIP, dzięki czemu zajmują mniej miejsca i łatwo je przenieść na dowolny nośnik
• Szyfrowanie - zawartość archiwum jest szyfrowana algorytmem AES-256, standardem stosowanym w bankowości
• Hasło - dostęp do archiwum zabezpieczasz własnym hasłem; bez niego nikt nie odczyta kopii, nawet jeśli plik trafi w niepowołane ręce

W praktyce oznacza to, że pendrive z kopią bazy, który zgubisz, pozostaje dla znalazcy bezużytecznym, zaszyfrowanym plikiem.

Odtworzenie danych - powrót do działania

Backup ma wartość tylko wtedy, gdy potrafisz z niego odzyskać dane. SmartDental obsługuje pełne odtworzenie całej bazy z wcześniej utworzonego archiwum:

1. Wskazujesz plik archiwum i podajesz hasło
2. Program rozpakowuje i przywraca bazę wraz z dokumentacją i zdjęciami
3. Po zakończeniu uruchamiasz program ponownie i pracujesz na odzyskanych danych

Archiwizacja w gabinecie wielostanowiskowym

W konfiguracji sieciowej, gdzie z jednej bazy korzysta kilka stanowisk, kopię możesz wykonać z dowolnego komputera typu klient - nie musisz podchodzić do serwera. Program sam rozpoznaje, czy baza pracuje lokalnie, czy na innym komputerze w sieci, i sięga po dokumentację oraz zdjęcia również ze stanowiska serwerowego.

Dzięki temu recepcja może tworzyć kopię zapasową bez angażowania osoby obsługującej serwer.

Kopia, o której nie trzeba pamiętać

Najlepsza kopia zapasowa to taka, która powstaje bez udziału człowieka. SmartDental wykonuje ją codziennie o ustalonej porze - domyślnie o 22:00, gdy w gabinecie nikt już nie pracuje:

• Jedno wskazane stanowisko robi kopię dla całego gabinetu - ten komputer, który wieczorem pozostaje włączony
• Kopia nie przepada, gdy komputer był wyłączony - powstaje przy najbliższym uruchomieniu programu, a po dwóch dniach bez kopii program nie czeka już na wieczór
• Stare archiwa znikają same - zostaje 7 ostatnich kopii dziennych, 4 tygodniowe i 3 miesięczne, a sprzątanie rusza dopiero po sprawdzeniu świeżo utworzonej kopii
• Widać, czy kopie naprawdę powstają - lista wykonanych kopii pokazuje wynik, rodzaj, rozmiar i treść ewentualnego błędu

Automat, który po cichu przestaje działać, jest gorszy od jego braku - dlatego każde uruchomienie, także nieudane, zostawia ślad w programie.

Twoje dane zostają u ciebie

Archiwum powstaje i zapisuje się lokalnie, na nośniku, który sam wskazujesz - bez obowiązkowego wysyłania danych pacjentów do zewnętrznej chmury. Ty decydujesz, gdzie kopia ma trafić i kto zna do niej hasło.

To jeden z filarów ochrony danych w gabinecie - obok logowania, uprawnień i automatycznego wylogowania opisanych w artykule Bezpieczeństwo danych. Razem składają się na praktyczne wsparcie placówki w wypełnianiu obowiązków administratora danych wynikających z RODO.