Ułatwienia dostępu
Znajdź odpowiedzi na pytania dotyczące systemu zarządzania gabinetem
Jak wykonać kopię zapasową bazy i plików pacjentów, ustawić archiwizację automatyczną, zabezpieczyć archiwum hasłem i odtworzyć dane - wraz z komunikatami o błędach odtwarzania.
Kopia zapasowa (archiwizacja) to zabezpieczenie na wypadek awarii dysku, kradzieży komputera czy błędu ludzkiego. Regularne kopie to podstawa bezpieczeństwa danych gabinetu - bez nich utrata danych oznacza utratę całej dokumentacji pacjentów.
Otwórz Narzędzia → Archiwizacja bazy danych. Okno otwiera się informacją o stanie kopii - kiedy powstała ostatnia i czy nie jest za stara. Liczy się przy tym wyłącznie kopia zakończona powodzeniem: seria nieudanych prób nie uchodzi za świeże archiwum. Napis robi się pomarańczowy po trzech dniach i czerwony po czterech; jeśli kopii nie było nigdy, program mówi to wprost.
Niżej znajdziesz sekcje Katalog archiwizacji, Zabezpieczenie archiwum, Zakres kopii, Archiwizacja automatyczna oraz listę Wykonane kopie. Przyciski Archiwizuj, Odtwórz i Zamknij są u góry okna, a pasek stanu z postępem i przyciskiem Anuluj - na dole. Okno można powiększać.
Pod każdą sekcją program pisze jednym zdaniem, co z ustawień wynika - co obejmie archiwum, jak jest zabezpieczone i kiedy powstanie kolejna kopia.
Jeśli katalog kopii leży na tym samym dysku, na którym pracuje baza, program o tym ostrzeże. Awaria dysku, kradzież komputera albo ransomware skasują wtedy oryginał i kopię naraz - wskaż dysk zewnętrzny, NAS albo udział sieciowy.
Kopia zapisywana jest jako plik .zip z datą i godziną w nazwie (np. 2026-07-11-08-30.zip). Domyślnie archiwum obejmuje bazę danych oraz foldery z dokumentami i zdjęciami pacjentów (chyba że zaznaczysz opcję „wyłącznie bazę danych").
Program nie rozpocznie archiwizacji, jeśli w miejscu docelowym brakuje miejsca - powie o tym wcześniej, zamiast urwać kopię w połowie. Gotowe archiwum jest po zapisaniu sprawdzane, a jeśli kopia bazy okaże się niekompletna, archiwum nie powstanie wcale.
Pod polem hasła program pokazuje jednym zdaniem, jak zabezpieczona jest kopia.
Hasło oznacza szyfrowanie AES-256 - tym samym, którego używa się do ochrony danych poufnych. Archiwum otworzy każdy popularny program do archiwów (7-Zip, WinZip, Eksplorator Windows) po podaniu hasła, także na innym komputerze.
Użyj przycisku „Wygeneruj hasło”, jeśli kopia opuszcza gabinet - trafia do chmury, na dysk przenośny albo do wysyłki. Program tworzy wtedy długie, losowe hasło i pokazuje je jeden jedyny raz, z możliwością skopiowania, zapisania do pliku i wydrukowania. Krótkie hasło wymyślone przez człowieka daje się odgadnąć przez komputer w rozsądnym czasie; takiego wygenerowanego - nie.
Hasła nie da się odzyskać - nie zrobi tego ani gabinet, ani serwis. Program zapamiętuje je wyłącznie na tym komputerze, a odtwarzanie po awarii odbywa się zwykle na nowym sprzęcie albo po ponownej instalacji systemu. Wydrukuj hasło albo zapisz je poza tym komputerem, w miejscu niedostępnym dla osób postronnych.
Uwaga: Zmiana hasła dotyczy wyłącznie archiwów tworzonych od tej chwili. Wcześniejsze kopie nadal otwiera hasło używane w dniu ich utworzenia - zachowaj je, dopóki te archiwa są potrzebne.
Wskazówka: Dla zgodności z RODO przechowuj kopie w bezpiecznym miejscu i ustaw hasło - zwłaszcza gdy nośnik opuszcza gabinet. Archiwum bez hasła to zwykły plik ZIP, który otworzy każdy, kto się do niego dostanie.
Uwaga: Nie da się zapisać kopii do folderów, w których program przechowuje swoje dane (Docs/RTG) - wybierz inny katalog. Katalog docelowy musi być zapisywalny (w razie potrzeby uruchom program jako administrator).
Od wersji 4.1.3.8 program potrafi wykonywać kopie sam, o ustalonej porze - bez czekania, aż ktoś kliknie Archiwizuj. Ustawienia znajdziesz w oknie archiwizacji, w sekcji Archiwizacja automatyczna.
Pora i retencja są wspólne dla całego gabinetu, więc wystarczy ustawić je raz, na dowolnym stanowisku. Wskazanie komputera wykonującego kopie oraz katalog docelowy i hasło do archiwum są własnością stanowiska - ustawia się je na tym komputerze, który ma robić kopie.
Wskaż dokładnie jedno stanowisko. Gdyby kopie robiły wszystkie, kilka komputerów naraz ciągnęłoby pełne archiwum z serwera i nadpisywało sobie pliki w tym samym katalogu. Pozostałe stanowiska widzą w bazie, że dzisiejsza kopia już powstała, i jej nie powtarzają.
Uwaga: Wskazany komputer musi być o tej porze włączony i mieć uruchomiony program - kopie wykonuje aplikacja, a nie usługa systemu Windows. Musi też mieć zapisany katalog docelowy i hasło do archiwum, bo tych ustawień nie ma w bazie.
Automat pakuje to samo, co kopia ręczna - decyduje przełącznik Archiwizuj wyłącznie bazę danych w sekcji Zakres kopii. Dwa osobne ustawienia „czy pakować zdjęcia" byłyby pułapką, więc jest jedno.
Przy dużym zbiorze zdjęć rozważ zaznaczenie „wyłącznie bazę danych" dla kopii nocnych, a pełne archiwum ze zdjęciami rób rzadziej, ręcznie - na przykład raz w tygodniu na dysk zewnętrzny.
W ciągu doby program podejmuje najwyżej trzy nieudane próby - zapełniony dysk nie zamieni się w setkę wpisów w rejestrze. Po udanej kopii tego dnia nie robi już nic.
Pora wieczorna to nie tylko wygoda. Kopia robiona w środku pracy może złapać część danych w trakcie zapisu - najlepsza godzina to taka, o której nikt już nie pracuje.
Program pilnuje, żeby katalog kopii nie zapełnił dysku. Zostawia 7 ostatnich kopii dziennych, po jednej z 4 kolejnych tygodni i po jednej z 3 kolejnych miesięcy (liczby możesz zmienić).
2026-08-18-22-00.zip). Cokolwiek innego leży w tym katalogu - cudze kopie, archiwum eksportu lekarzy, plik wrzucony ręcznie - zostaje nietknięte.Automat, który po cichu nie działa, jest gorszy od jego braku - usypia gabinet przekonany, że ma kopie. Dlatego lista Wykonane kopie pokazuje każde uruchomienie, także nieudane, wraz z:
Zaglądaj do tej listy raz na jakiś czas - albo po prostu patrz na napis u góry okna. Odnosi się on do ostatniej udanej kopii, więc czerwony komunikat oznacza realny problem, nawet jeśli automat co noc próbuje.
Niezależnie od automatu program potrafi przypominać o archiwizacji przy zamykaniu. Opcję włączysz w ustawieniach interfejsu: Przypomnij o archiwizacji przy zamykaniu programu. Przy wyłączaniu programu pojawi się wtedy pytanie o wykonanie kopii (z datą ostatniej udanej archiwizacji), a Tak otworzy okno archiwizacji.
Na stanowiskach, na których nie włączyłeś automatu, przypomnienie zostaje jedynym sygnałem - warto je zostawić włączone także wtedy, gdy kopie nocne już działają.
Przywracanie służy do odtworzenia danych z wcześniejszego archiwum. W oknie archiwizacji kliknij Odtwórz.
Odtwarzanie zastępuje bieżące dane danymi z pliku. Jeśli wczytasz archiwum ze starszą datą, wszystkie dane zapisane po tej dacie zostaną utracone. Operacji nie da się cofnąć.
Kopie tworzone przez wersje programu sprzed sierpnia 2026 zapisywały polskie litery w uszkodzonej postaci. Po odtworzeniu takiego archiwum zamiast Smagała pojawiało się SmagaĹ‚a, a zamiast Ogólne – OgĂłlne.
Uszkodzenie powstawało w chwili tworzenia kopii, więc nie dało się go zauważyć wcześniej – wychodziło dopiero po wgraniu danych.
Program rozpoznaje teraz takie archiwum sam: ostrzega o tym w podsumowaniu przed odtworzeniem, a potem pyta, czy naprawić znaki. Odpowiedz „Tak” – nazwiska, adresy i opisy zabiegów wrócą do poprawnej postaci. Naprawa dotyczy wyłącznie odtwarzanych danych; plik archiwum pozostaje bez zmian, więc operację można w razie potrzeby powtórzyć.
Kopie tworzone od tej wersji zapisywane są poprawnie i pytanie o naprawę przy nich nie występuje.
Podsumowanie przed odtworzeniem wymienia tabele, które są w bazie, ale których nie ma w archiwum. Zostaną one nietknięte razem z bieżącymi danymi - to nie jest błąd, tylko konsekwencja tego, że archiwum zawiera tylko to, co zawiera.
Ma to znaczenie przy archiwum starszym niż program: kopia sprzed wprowadzenia jakiejś funkcji nie zawiera jej tabel, więc po odtworzeniu zostaną w bazie dane, które nie pochodzą z tej kopii. Przy pełnej kopii całej bazy sytuacja praktycznie nie występuje; dotyczy głównie eksportu danych lekarzy, który z założenia obejmuje wycinek.
Potwierdzenie przed odtworzeniem oraz komunikaty w trakcie podają nazwę bazy i serwer, na który dane są wgrywane - np. „Dane zostaną wgrane do bazy 'gabinet' na serwerze '192.168.1.10'". Ta sama informacja pojawia się w komunikacie końcowym.
Dane trafiają zawsze do bazy skonfigurowanej w połączeniu tego stanowiska, niezależnie od tego, z jakiej bazy pochodzi archiwum. Jeśli odtwarzasz cudze archiwum albo dane przekazane przez eksport danych lekarzy, rób to na stanowisku podpiętym do pustej bazy - inaczej zastąpisz dane gabinetu.
Program rozpoznaje i nazywa po imieniu sytuacje, które kończą się brakiem danych:
Cały przebieg archiwizacji i odtwarzania - rozmiar kopii, liczba plików i wynik operacji - zapisywany jest w dzienniku programu, co pomaga serwisowi ustalić przyczynę.
W starszych wersjach programu każdy z powyższych przypadków bywał kwitowany komunikatem o powodzeniu. Jeśli odtwarzałeś dane na wersji sprzed sierpnia 2026 i coś się nie zgadzało - warto powtórzyć operację na aktualnej wersji, żeby zobaczyć rzeczywisty wynik.
To dwie różne rzeczy i nie zastępują się nawzajem:
| Kopia zapasowa | Eksport danych | |
|---|---|---|
| Po co | odtworzenie gabinetu po awarii | przekazanie danych komuś na zewnątrz |
| Format | archiwum programu (do odtworzenia w SmartDental) | XML oraz oryginalne pliki PDF i zdjęcia |
| Zakres | całość danych gabinetu | całość, kartoteka jednego pacjenta albo dane wybranych lekarzy |
| Ślad w programie | lista wykonanych kopii z wynikiem, rodzajem i rozmiarem | wpis w rejestrze eksportów i raport historii |
Eksporty opisuje artykuł Eksport i udostępnianie danych.