Cała kasa gabinetu w jednym oknie
W większości programów rozliczenie pacjenta i wystawienie dokumentu sprzedaży to dwie osobne czynności - czasem nawet dwa różne moduły. W SmartDental połączyliśmy je w jednym, przejrzystym oknie.
Rozliczenie pacjenta jest tak szybkie, jak być powinno: wystarczy wprowadzić wpłatę. W tym samym miejscu, bez przeskakiwania między ekranami, wystawisz pełną gamę dokumentów sprzedaży i wydrukujesz je natychmiast - paragon na drukarce fiskalnej, fakturę czy rachunek na zwykłej drukarce.
Recepcja nie musi pamiętać, gdzie co się klika. Jedno okno, jedna ścieżka: wpłata → dokument → wydruk.
Pełna gama dokumentów sprzedaży
To, co naprawdę odróżnia SmartDental, to kompletność dokumentów, które wystawisz z poziomu rozliczenia pacjenta - nie tylko zwykła faktura, ale każdy przypadek, jaki spotka gabinet:
| Dokument | Kiedy się przyda |
|---|---|
| Paragon fiskalny | Gdy podłączona jest drukarka fiskalna - wydruk od ręki, zgodny z przepisami |
| KP (kasa przyjmie) | Pokwitowanie pojedynczej wpłaty gotówkowej |
| Rachunek / faktura | Dokument do pojedynczej wpłaty |
| Zbiorczy rachunek / faktura | Do wcześniejszych wpłat, paragonów lub dokumentów KP - jeden dokument na kilka płatności |
| Faktura z płatnością przelewem | Z możliwością przyjęcia części kwoty na wizycie |
| Faktura z płatnością odroczoną | Gdy pacjent płaci później (również z wpłatą częściową) |
| KP rozliczające fakturę | Pokwitowanie wpłaty do wcześniejszej faktury przelewowej lub odroczonej |
| Faktura zaliczkowa | Dokumentuje zaliczkę na poczet leczenia czy protetyki |
| Faktura korygująca (zerująca) | Korekta wystawionego wcześniej dokumentu |
| KP jako zaliczka | Dla gabinetów wystawiających rachunki - pokwitowanie zaliczki |
Każdy dokument otrzymuje automatycznie nadany numer, datę wystawienia, datę sprzedaży, formę płatności oraz listę pozycji (np. wypełnienie ubytku, znieczulenie) ze stawką VAT, ceną i wartością. Odbiorcą może być pacjent, firma albo opiekun/rodzic - dane podpowiadają się z karty pacjenta.
Paragon fiskalny można wystawić łącznie z innym dokumentem (np. faktura + paragon fiskalny). Szczegóły wystawiania krok po kroku znajdziesz w artykule Rozliczanie pacjenta.
Saldo pacjenta zawsze pod ręką
W tym samym oknie widać pełny obraz finansów pacjenta - bez liczenia w głowie i bez przeglądania historii:
- Wartość wszystkich zabiegów - ile pacjent jest winien za wykonane procedury
- Suma wpłat - ile już zapłacił
- Saldo - różnica, automatycznie liczona i oznaczana kolorem: czerwone (niedopłata), czarne (rozliczony), zielone (nadpłata)
SmartDental prowadzi dwa niezależne bilanse: saldo ogólne oraz osobne saldo planów leczenia - zaliczki na plan leczenia nie mieszają się z bieżącymi rozliczeniami. Dzięki temu recepcja od razu wie, czy pacjent ma zaległość, czy realizuje wcześniej opłacony plan.
Mechanikę dwóch sald i rozliczania zaliczek na plany leczenia opisujemy w artykule Saldo pacjenta i plany leczenia.
Drukarka fiskalna bez kombinowania
SmartDental obsługuje drukarki fiskalne Posnet i Novitus - zarówno w połączeniu przez port szeregowy (USB/COM), jak i sieciowo (TCP/IP). Po wystawieniu paragonu program sam wysyła wydruk na podłączone urządzenie.
Program radzi sobie też z sytuacjami, które potrafią zablokować recepcję w innych systemach:
- Wpłata częściowa przy fakturze przelewem - jeśli pacjent płaci część gotówką lub kartą na wizycie, paragon automatycznie pokazuje obie formy płatności i kwotę do zapłaty przelewem, bilansując się do pełnej wartości faktury.
- Zaliczki na paragonie - na paragonie fiskalnym dokumentowana jest faktyczna wpłata, a nie cała wartość zamówienia (wymóg ustawowy).
Opcje paragonu fiskalnego pojawiają się dopiero po włączeniu obsługi drukarki fiskalnej w ustawieniach programu. Bez podłączonej drukarki nadal wystawisz faktury, rachunki i KP.
Faktury w chmurze i wysyłka do KSeF
Faktury w SmartDental są w pełni zintegrowane z serwisem Fakturownia - dokument wystawiony przy rozliczeniu pacjenta trafia do twojego konta Fakturownia, gdzie masz pełną numerację, archiwum i podgląd PDF.
Ta sama integracja obsługuje Krajowy System e-Faktur (KSeF): faktury mogą być automatycznie wysyłane do KSeF za pośrednictwem Fakturownia, a po poprawnym zaksięgowaniu na wydruku pojawia się kod QR i identyfikator nadany przez system. Status wysyłki do KSeF widać bezpośrednio przy dokumencie w karcie pacjenta.
Konfigurację konta Fakturownia i wysyłki faktur do KSeF opisuje artykuł KSeF - integracja z fakturownia.pl.
Szybko dla recepcji, bezpiecznie dla właściciela
Rozliczenie, które zajmuje kilka kliknięć, oszczędza czas przy każdym pacjencie - a tych w ciągu dnia są dziesiątki. Jednocześnie dane finansowe gabinetu pozostają u ciebie: rozliczenia, wpłaty i salda liczone są lokalnie, a dostęp do kasy chronią osobne uprawnienia pracowników (m.in. blokada usuwania rozliczeń).
Recepcja rozlicza pacjenta tak prosto, jak wystawia paragon w sklepie - a ty masz pewność, że każda złotówka jest udokumentowana właściwym dokumentem.