Ekran startowy pracy recepcji

Kontrola i efektywność w codziennej pracy gabinetu zaczynają się od dobrego pulpitu. Panel zarządzania to ekran startowy SmartDental - pierwsze, co widzi recepcja po uruchomieniu programu. Na jednym widoku masz listę umówionych wizyt, status każdego pacjenta, powiadomienia o rozliczeniach i dostęp do wszystkich funkcji programu przez ikony i pasek menu.

Zamiast przełączać się między modułami, recepcja prowadzi cały dzień z jednego miejsca: wita pacjenta, oznacza obecność w poczekalni, wysyła SMS, sprawdza eWUŚ i widzi, kto czeka na rozliczenie. Bez klikania w kółko, bez szukania.

Trzy zakładki listy wizyt

Lista wizyt podzielona jest na trzy zakładki, które prowadzą recepcję przez kolejne zadania:

Liczniki przy zakładkach pokazują, ile pozycji czeka - recepcja od razu widzi, czym zająć się w pierwszej kolejności.

Lista umówionych wizyt

Centralnym elementem panelu jest czytelna lista umówionych wizyt, którą można posortować, przefiltrować i wydrukować. Każdy wiersz to jedna wizyta z kompletem informacji w kolumnach:

• Nr, Data - kolejność i godzina terminu, z informacją o ewentualnym opóźnieniu
• Pacjent, PESEL, Nr karty - identyfikacja pacjenta i jego karty leczenia
• Typ wizyty, Opis - po co pacjent przychodzi
• Pracownik - lekarz przyjmujący
• Telefon, SMS, Status - kontakt do pacjenta oraz status doręczenia wysłanego powiadomienia
• Kategoria, Grupa - oznaczenia ułatwiające segregację
• eWUŚ - status uprawnień NFZ
• Covid - dodatkowe oznaczenie wizyty

Dzięki temu jeden rzut oka na ekran wystarczy, żeby ogarnąć cały dzień gabinetu - bez otwierania karty każdego pacjenta z osobna.

Poczekalnia i statusy obecności

Panel pokazuje na bieżąco, co dzieje się z każdym pacjentem:

• Obecność w poczekalni - recepcja oznacza pacjenta po przyjściu, a lekarz od razu widzi w terminarzu, że pacjent czeka i można go zapraszać do gabinetu
• Status obecności na wizycie - osobny znacznik sygnalizuje pacjenta obecnego, nieobecnego lub wymagającego uwagi, więc nieobecności nie giną w natłoku dnia

To zamienia listę wizyt w żywy obraz gabinetu - recepcja widzi, kto już dotarł, kto się spóźnia, a kto się nie pojawił.

Powiadomienia SMS z poziomu panelu

Panel zarządzania spina obsługę powiadomień SMS bez wychodzenia do osobnego modułu:

• Automatyczne przypomnienia SMS o nadchodzącej wizycie ograniczają nieobecności
• Wysyłka pojedynczego SMS do pacjenta wprost z wiersza wizyty - przyciskiem w kolumnie SMS
• Status doręczenia każdego powiadomienia widoczny w kolumnie Status - wiesz, czy wiadomość dotarła
• Kampania SMS do grupy pacjentów - szybka, masowa wysyłka z podglądem statusów doręczenia

Kontrolki, eWUŚ i zadania

Panel pełni też rolę tablicy kontrolnej całego gabinetu:

• Powiadomienia o rozliczeniu - zakładka Do rozliczenia zbiera pacjentów, których lekarz przekazał recepcji do dokończenia płatności; pozycję można oznaczyć jako wykonaną
• Zadania dla recepcji - polecenia zlecone przez lekarza (oddzwonić, przygotować dokument, umówić kontrolę) trafiają na listę przypomnień i nie giną
• Masowe sprawdzanie eWUŚ - jednym poleceniem program weryfikuje uprawnienia NFZ wszystkich pacjentów umówionych na dany dzień, zamiast sprawdzać każdego osobno
• Kontrolki konta - liczba nowych rezerwacji online oraz stan konta SMS są stale widoczne, więc nic cię nie zaskoczy w środku dnia

Szybki dostęp do pacjenta i jego terminów

Z poziomu panelu recepcja szybko wyszukuje kartę pacjenta i jednym kliknięciem wyświetla wszystkie umówione terminy danej osoby - przydatne, gdy pacjent dzwoni z pytaniem "kiedy mam następną wizytę?" albo chce przełożyć kilka terminów naraz. Stąd też prowadzi droga do umawiania kolejnych wizyt.

Cała recepcja w jednym oknie

Panel zarządzania zaprojektowaliśmy tak, żeby recepcja nie musiała pamiętać, gdzie co jest. Wizyty, statusy, SMS-y, rozliczenia, eWUŚ i zadania - wszystko w jednym oknie, na lokalnym komputerze gabinetu.

Mniej klikania, mniej przeoczeń, mniej "muszę to sprawdzić w innym module". Po prostu otwierasz program i widzisz, jak wygląda dzień.