Mniej pustych foteli, mniej telefonów z recepcji

Każda wizyta, na którą pacjent nie przyjdzie, to zmarnowany slot w grafiku i stracony przychód. Klasyczne lekarstwo - recepcja obdzwaniająca pacjentów dzień wcześniej - kosztuje godziny pracy i i tak nie domyka tematu, bo nie zawsze ktoś odbiera.

SmartDental zamienia to na automatyczne powiadomienia SMS z linkiem do potwierdzenia. Pacjent jednym kliknięciem potwierdza lub odwołuje wizytę, a status w terminarzu aktualizuje się sam. Recepcja przed pierwszą wizytą dnia widzi od razu, kto przyjdzie - bez wykonania ani jednego telefonu.

Dwa modele wysyłki - wybierasz swój koszt

SmartDental nie przywiązuje cię do jednego dostawcy. Sposób wysyłki dobierasz do wielkości gabinetu:

• Firmowy telefon z Androidem - telefon łączysz z komputerem przez Bluetooth, a SMS-y wychodzą z numeru gabinetu w ramach pakietu w abonamencie operatora. Praktycznie zerowy koszt zmienny, a pacjent widzi znajomy numer, na który może odpisać.
• Płatna bramka SMS - wysyłka bez telefonu firmowego, z raportami doręczeń. Do wyboru polskie bramki szybkisms.pl oraz SMSAPI.pl, a dla wysyłki na numery zagraniczne międzynarodowe Twilio.

Powiadomienia, które piszą się same

Nie układasz treści ręcznie dla każdego pacjenta. SmartDental generuje wiadomość automatycznie na podstawie terminarza - z datą i godziną wizyty pobraną wprost z umówionego terminu.

Treść powiadomienia budujesz raz, używając własnych znaczników, które program podstawia indywidualnie dla każdego pacjenta:

• nazwa i adres placówki,
• telefon do gabinetu,
• imię i nazwisko lekarza,
• imię pacjenta,
• rodzaj wizyty,
• data i godzina terminu.

Wysyłasz powiadomienie jednym kliknięciem - do pojedynczego pacjenta albo do wszystkich umówionych na dany dzień naraz.

Potwierdzanie wizyt online - serce systemu

To funkcja, która eliminuje ręczne dzwonienie z przypomnieniami.

Gdy potwierdzenia są włączone, SmartDental automatycznie dokleja link do treści każdego SMS-a. Pacjent klika - otwiera się prosta strona z danymi jego wizyty: nazwa gabinetu, imię pacjenta, data i godzina, lekarz - oraz dwa przyciski: Potwierdzam i Odwołuję. Po kliknięciu widzi czytelny komunikat, na przykład „Wizyta potwierdzona!".

Status wizyty w terminarzu aktualizuje się sam - bez wpisywania czegokolwiek ręcznie. Odpowiedzi pacjentów program sprawdza automatycznie w tle, a recepcja może też pobrać je natychmiast jednym przyciskiem.

Przy potwierdzeniu i odwołaniu zapisuje się dokładna godzina kliknięcia pacjenta - recepcja widzi ją w dymku przy ikonie statusu i wie, czy pacjent zgłosił się z wyprzedzeniem, czy tuż przed wizytą.

Link działa najpóźniej do końca dnia poprzedzającego wizytę, a jeśli SMS poszedł dopiero w dniu wizyty - do 3 godzin przed nią. Potem pacjent dostaje prośbę o kontakt z gabinetem, dzięki czemu odwołanie z dnia wizyty zawsze trafia do recepcji, a nie tylko do systemu. Decyzja pacjenta jest ostateczna: jeśli ponownie otworzy link, zobaczy, że wizyta jest już potwierdzona albo odwołana.

Kampanie SMS - baza, którą masz, generuje wizyty

Ten sam moduł wysyła nie tylko przypomnienia, ale i kampanie do wyselekcjonowanej grupy pacjentów. Filtrujesz bazę (na przykład data ostatniej wizyty, typ zabiegu, wiek) i wysyłasz wiadomość tylko do tych, których chcesz przypomnieć o sobie.

To narzędzie, które wprost zarabia pieniądze: kampania „minęło 6 miesięcy od przeglądu" potrafi przywrócić do gabinetu pacjentów, którzy inaczej by nie wrócili - z bazy, którą i tak już masz.

Twoja baza, twój numer, twoja kontrola

Powiadomienia wychodzą z numeru twojego gabinetu lub z wybranej przez ciebie bramki, a lista pacjentów i ich kontakty pozostają w lokalnej bazie SmartDental. Sam decydujesz, jak wysyłasz, do kogo i kiedy - a terminarz cały czas pokazuje aktualny obraz dnia: kto potwierdził, kto odwołał, a do kogo jeszcze warto zadzwonić.