Automatyczne potwierdzanie i odwoływanie wizyt przez link SMS
SmartDental 2.0 pozwala automatycznie dołączać do SMS-ów przypominających o wizycie link, dzięki któremu pacjent może jednym kliknięciem potwierdzić lub odwołać wizytę. Informacja o odpowiedzi pacjenta pojawia się automatycznie w terminarzu - bez konieczności dzwonienia do pacjenta.
Aktywacja odbywa się automatycznie - nie musisz nic konfigurować na serwerze ani zakładać dodatkowych kont.
Odpowiedzi pacjentów pobiera z serwera jeden komputer w gabinecie, a zapisane potwierdzenia widać na wszystkich komputerach. Przełącznik To stanowisko sprawdza odpowiedzi można włączyć na kilku komputerach - odpowiedzi sprawdza wtedy jeden z nich, a pozostałe czekają w rezerwie. Gdy ten komputer zostanie wyłączony albo program na nim zamknięty, sprawdzanie przejmuje kolejny zaznaczony komputer.
Obok przełącznika widać, w jakiej roli jest dany komputer:
zaznacz przełącznik na recepcji i na drugim komputerze, który zwykle pracuje przez cały dzień. Gdy recepcja zostanie wyłączona, odpowiedzi pacjentów dalej będą spływać do terminarza. Po zamknięciu programu drugi komputer przejmuje sprawdzanie w ciągu mniej więcej minuty, a po nagłym wyłączeniu komputera - w ciągu kilku minut.
Wysyłanie SMS-ów działa tak samo jak dotychczas. Gdy funkcja potwierdzeń jest włączona, do treści każdego SMS-a automatycznie dodawany jest na końcu tekst z linkiem do potwierdzenia.
Jeśli chcesz, żeby link stał w innym miejscu wiadomości, wstaw do treści przypomnienia znacznik @linkPotwierdzenia# (Ustawienia → Konto SMS → Wiadomości). Link trafi wtedy dokładnie tam, a podgląd z licznikiem znaków pokaże, ile miejsca zajmuje. Pełna lista znaczników: Konfiguracja komunikacji SMS.
Możesz wysyłać SMS-y pojedynczo lub do wszystkich pacjentów z danego dnia.
Po kliknięciu linku na telefonie pacjent widzi stronę z informacjami:
Po kliknięciu przycisku pacjent widzi komunikat potwierdzający jego wybór.
Jeśli pacjent ponownie otworzy link, zobaczy informację, że wizyta została już potwierdzona lub odwołana.
Link przestaje działać, zanim zacznie się dzień wizyty. Dzięki temu odwołanie zgłoszone w dniu wizyty zawsze przechodzi przez recepcję - gabinet dowiaduje się o nim od razu i wie, o której pacjent zadzwonił.
| Kiedy wysłano SMS | Do kiedy pacjent może kliknąć |
|---|---|
| Dzień przed wizytą lub wcześniej | Do godziny 23:59 dnia poprzedzającego wizytę |
| W dniu wizyty | Do 3 godzin przed godziną wizyty |
Niezależnie od powyższego link wygasa po 3 dniach (72 godzinach) od wysłania SMS-a - to ograniczenie ma znaczenie tylko przy wizytach umówionych z dużym wyprzedzeniem.
Po upływie terminu pacjent widzi komunikat „Prosimy o kontakt z gabinetem" wraz z informacją, że potwierdzenie ani odwołanie przez ten link nie jest już możliwe.
Ponowne wysłanie SMS-a do tej samej wizyty nie tworzy nowego linku, dopóki poprzedni jest aktywny. Jeśli pacjent dostał przypomnienie dzień wcześniej, obowiązuje termin liczony od tamtej wysyłki. Okno 3 godzin dotyczy więc tylko wizyt, do których SMS poszedł po raz pierwszy w dniu wizyty.
Po odpowiedzi pacjenta w terminarzu pojawia się ikona informująca o statusie:
| Ikona | Status | Opis |
|---|---|---|
| Zielona | Potwierdzona | Pacjent kliknął „Potwierdzam" |
| Czerwona | Odwołana | Pacjent kliknął „Odwołuję" |
| Żółta (pomarańczowa) | Link wygasł | Minęły 3 dni (72 godziny) od wysłania SMS-a, a pacjent nie potwierdził ani nie odwołał wizyty przez link |
Termin opisany wyżej w sekcji Do kiedy działa link (koniec dnia poprzedzającego wizytę albo 3 godziny przed wizytą) nie zmienia statusu w terminarzu. Jeśli pacjent nie odpowiedział do tego czasu, przy wizycie zostaje sam status wysyłki SMS-a - to sygnał, że warto do pacjenta zadzwonić. Żółta ikona Link wygasł pojawia się dopiero po 72 godzinach od wysłania SMS-a.
Statusy potwierdzeń sprawdzane są automatycznie w tle co 60 sekund (na komputerze, który sprawdza odpowiedzi - patrz sekcja Który komputer sprawdza odpowiedzi wyżej).
Możesz też sprawdzić statusy ręcznie - kliknij przycisk Sprawdź statusy SMS w widoku w głównym oknie programu nad listą umówionych wizyt. Wszystkie nowe odpowiedzi pacjentów zostaną pobrane i zaktualizowane w terminarzu.
Odpowiedź pacjenta jest trwała:
Przy statusach Potwierdzona i Odwołana zapisywana jest dokładna data i godzina kliknięcia pacjenta. Zobaczysz ją, najeżdżając kursorem na ikonę statusu SMS na liście umówionych wizyt w głównym oknie programu:
Wizyta odwołana przez pacjenta (link SMS) - 10.08.2026, 21:37
Dzięki temu widać, czy pacjent zgłosił się z wyprzedzeniem, czy tuż przed terminem - bez dopytywania i szukania w historii wiadomości.
Jeśli przy starszej odpowiedzi dymek pokazuje sam opis statusu, bez godziny, oznacza to, że godzina kliknięcia nie została przy niej zapisana - tej informacji nie da się uzupełnić wstecz.