Ułatwienia dostępu
Znajdź odpowiedzi na pytania dotyczące systemu zarządzania gabinetem
Jak działa widget rezerwacji online na stronie gabinetu (plugin Joomla/WordPress) i co dzieje się w programie SmartDental - od publikacji wolnych terminów po zapis wizyty
Rezerwacje online to połączenie dwóch elementów, które współpracują ze sobą:
Ten artykuł wyjaśnia, jak działa widget na stronie oraz co dzieje się w programie SmartDental - czyli całą drogę wizyty od kliknięcia pacjenta po zapis w terminarzu.
Jeśli szukasz konkretnej instrukcji konfiguracji i obsługi rezerwacji po stronie programu (połączenie, publikacja wolnych terminów, potwierdzanie), zajrzyj do artykułu Terminarz online (rezerwacje internetowe). Ten artykuł jest jego uzupełnieniem - pokazuje szerszy obraz.
Widget na stronie i program SmartDental nie łączą się bezpośrednio ze sobą. Pośredniczy między nimi baza rezerwacji online (osobna baza danych na serwerze, konfigurowana przy wdrożeniu):
Dzięki temu obie strony mogą działać niezależnie - pacjent może rezerwować o dowolnej porze, a rezerwacja czeka w bazie, aż program ją pobierze.
Każdy gabinet ma w bazie online własne dane, oddzielone loginem (adresem e-mail konta SmartDental). To ten sam login, który wpisuje się w ustawieniach widgetu jako Nazwa użytkownika.
Widget instaluje się na stronie internetowej gabinetu jako moduł/plugin. Występuje w kilku wariantach, zależnie od technologii strony:
mod_sc_schedule,wp-sc2,Wszystkie warianty działają tak samo z punktu widzenia pacjenta i tak samo współpracują z programem SmartDental. Różnią się jedynie sposobem instalacji i miejscem, w którym administrator ustawia parametry.
Chcesz zobaczyć, jak widget wygląda i działa z perspektywy pacjenta? Sprawdź demo terminarza online - możesz w nim przejść całą ścieżkę rezerwacji bez wpływu na swój terminarz.
Poniżej pełna droga pacjenta w widgecie. Niektóre kroki pojawiają się tylko przy odpowiedniej konfiguracji (opisano to przy każdym).
Aby zarezerwować termin, pacjent musi być zalogowany w systemie rezerwacji online. Zakłada w tym celu konto pacjenta w widgecie (adres e-mail + hasło) lub loguje się na istniejące.
To konto jest osobne od karty pacjenta w programie SmartDental. Pacjent zakłada je sam na stronie. Powiązanie tego konta z lokalną kartą pacjenta następuje dopiero w programie SmartDental (przy potwierdzaniu lub wprowadzaniu rezerwacji).
Jeśli gabinet ma więcej niż jedną placówkę, pacjent najpierw wybiera, do której chce się umówić. Gdy placówka jest tylko jedna, ten krok jest pomijany automatycznie.
Jeśli administrator włączył opcję Wybór rodzaju leczenia przed wyborem lekarza, pacjent wskazuje najpierw rodzaj leczenia (np. higienizacja, protetyka), a lista lekarzy w kolejnym kroku zawęża się do tych, którzy się nim zajmują. Dostępny jest też wybór Wszystkie rodzaje.
Gdy opcja jest wyłączona (ustawienie domyślne), ten krok nie występuje - pacjent od razu przechodzi do wyboru lekarza.
Listę rodzajów leczenia i przypisania lekarzy program SmartDental publikuje do bazy online automatycznie, na podstawie specjalizacji ustawionych u pracowników. Nie trzeba jej wpisywać ręcznie na stronie.
Pacjent wybiera osobę, do której chce się umówić. Lista lekarzy jest zawężana do wybranej placówki oraz - jeśli włączono - do wybranego rodzaju leczenia.
Pokazuje się kalendarz, w którym aktywne są tylko dni z wolnymi terminami danego lekarza. Po wybraniu dnia pacjent widzi listę dostępnych godzin i klika wybraną, aby zarezerwować.
Wolne terminy w kalendarzu to dokładnie te, które opublikowałeś wcześniej w programie SmartDental (patrz sekcja niżej).
Po wybraniu godziny termin zostaje zarezerwowany, a pacjent otrzymuje e-mail z potwierdzeniem rezerwacji wraz z załącznikiem kalendarzowym (plik .ics do dodania wizyty we własnym kalendarzu). Jeśli gabinet włączył powiadomienia, e-mail dostaje też placówka.
Treść e-maila zależy od trybu pracy (patrz niżej):
W zakładce Twoje terminy pacjent widzi swoje rezerwacje, ich status oraz może odwołać wizytę. W zakładce Twoje dane może zaktualizować dane kontaktowe, a poprzez Zmień hasło - zmienić hasło do konta.
Po stronie programu obsługa rezerwacji online opiera się na trzech mechanizmach.
To Ty decydujesz, które terminy są dostępne online. W terminarzu klikasz prawym przyciskiem myszy na pustym miejscu i wybierasz Nowy wolny termin online. Taki termin trafia do bazy rezerwacji online i od tej chwili jest widoczny w widgecie na stronie (zielony, oznaczony ikoną globusa).
Bez opublikowanych wolnych terminów pacjent nie ma czego zarezerwować - kalendarz w widgecie będzie pusty.
Gdy połączenie z bazą online jest skonfigurowane i włączone (Ustawienia → Terminarz online, przełącznik Używaj), program co ustalony czas sprawdza bazę i pobiera nowe rezerwacje. Częstotliwość ustawia się polem Czas sprawdzania (w sekundach).
Nowa rezerwacja pojawia się w terminarzu automatycznie - nie trzeba niczego odświeżać ręcznie.
Sposób obsługi zależy od tego, czy moduł rezerwacji wymaga potwierdzenia (ustawienie po stronie widgetu: Wymagaj potwierdzenia rezerwacji w programie SmartDental):
Szczegółowy opis potwierdzania i wprowadzania rezerwacji znajdziesz w artykule Terminarz online (rezerwacje internetowe).
Po pierwszym powiązaniu pacjenta jego kolejne rezerwacje (w trybie bez wymaganego potwierdzenia) będą już zapisywane w terminarzu automatycznie.
Poniższe parametry konfiguruje się jednorazowo przy wdrożeniu (w ustawieniach modułu na stronie). Warto je znać, bo wpływają na to, co widzi pacjent:
Czy pacjent musi zakładać konto, żeby zarezerwować? Tak. Rezerwacja wymaga zalogowania w systemie rezerwacji online. Pacjent zakłada konto (e-mail + hasło) bezpośrednio w widgecie. Jest ono niezależne od karty pacjenta w programie.
Pacjent nie widzi żadnych terminów - dlaczego? Najczęściej dlatego, że dla danego lekarza (i placówki) nie ma opublikowanych wolnych terminów online. Sprawdź w terminarzu, czy dodałeś Nowe wolne terminy online. Upewnij się też, że w Ustawieniach → Terminarz online połączenie działa i włączony jest przełącznik Używaj.
Rezerwacja jest w widgecie, ale nie widać jej w programie. Program pobiera rezerwacje cyklicznie - odczekaj tyle, ile ustawiono w polu Czas sprawdzania (w sekundach). Sprawdź też, czy połączenie z bazą online jest poprawne (Sprawdź ustawienia) i czy w terminarzu wybrany jest właściwy lekarz oraz dzień.
Gdzie zmienić, czy rezerwacje wymagają potwierdzenia lub czy pokazywać wybór leczenia? Te opcje konfiguruje się po stronie widgetu (w ustawieniach modułu na stronie, zwykle przez administratora/wdrożeniowca). Program automatycznie dostosowuje sposób obsługi do wybranego trybu.
Czy widget działa tylko na Joomla? Nie. Dostępne są warianty dla Joomla, WordPress oraz wersja samodzielna. Wszystkie współpracują z programem SmartDental w ten sam sposób.