Dodawanie, edycja i konfiguracja pracowników - kategorie, uprawnienia, hasła
Moduł Pracownicy umożliwia dodawanie i konfigurację kont dla lekarzy, asystentów, recepcjonistek i innych członków zespołu gabinetu stomatologicznego. Aby program mógł poprawnie funkcjonować, należy dodać co najmniej jednego pracownika z kategorią Leczenie.
Konfiguracja pracowników dostępna jest w Ustawienia → Pracownicy.
Przejdź do Ustawienia → Pracownicy.
W gabinetach z modułem rezerwacji online lista ma kolumnę Terminarz online - ikona przy pracowniku oznacza, że jest on widoczny w internetowej rezerwacji wizyt. Nie trzeba otwierać karty każdego pracownika, żeby to sprawdzić.
Kliknij przycisk Dodaj na pasku narzędzi.
Uzupełnij formularz pracownika:
Dane pracownika:
Dane medyczne (widoczne tylko dla kategorii Leczenie):
Przypisanie do gabinetu:
Terminarz online:
Po lewej stronie okna znajduje się panel Uprawnienia pracownika. Wybierz Kategorię pracownika - lista uprawnień zostanie automatycznie dopasowana. Zaznacz odpowiednie uprawnienia.
Kliknij Zapisz w prawym górnym rogu. Pracownik pojawi się na liście i będzie dostępny w kalendarzu wizyt.
Każdy pracownik musi być przypisany do jednej z kategorii:
| Kategoria | Przeznaczenie |
|---|---|
| Leczenie | Lekarze, higienistki - pracownicy świadczący usługi stomatologiczne |
| Recepcja | Personel zajmujący się rejestracją pacjentów |
| Menadżer | Personel zajmujący się danymi finansowymi |
| Administracja | Pracownicy techniczni, zarządzanie programem |
| Asysta | Personel asystujący przy zabiegach |
| Technik dentystyczny | Technicy pracowni protetycznej |
| Pracownik RTG | Pracownicy wykonujący zdjęcia RTG |
| Procedury niemedyczne | Pracownicy wykonujący usługi niemedyczne |
Jeżeli pracownik oprócz innych czynności będzie udzielał świadczeń, musi mieć nadaną kategorię Leczenie (np. recepcjonistka będąca jednocześnie higienistką lub właściciel firmy będący jednocześnie lekarzem).
Dzięki systemowi uprawnień każdy pracownik ma ściśle określony dostęp do poszczególnych części programu. Każdemu pracownikowi można przypisać dowolną liczbę uprawnień, jednak musi posiadać co najmniej jedno uprawnienie odpowiadające jego kategorii.
Zdalny dostęp do terminarza wymaga ustawionego hasła. Jedynie pracownicy z hasłem mają możliwość zdalnego dostępu za pomocą aplikacji mobilnej (iOS/Android) lub przeglądarki internetowej.
Zgodnie z przepisami, każdy użytkownik powinien mieć ustawione hasło dostępu do programu. Hasło musi mieć od 10 do 128 znaków i zawierać małą i wielką literę oraz cyfrę lub znak specjalny. Górny limit jest na tyle wysoki, że zamiast pojedynczego słowa można używać całych fraz (np. kilku słów oddzielonych spacjami lub znakami) - takie hasło jest jednocześnie mocne i łatwe do zapamiętania. Program wymaga zmiany hasła co 30 dni.
Informacje o konieczności okresowej zmiany haseł pojawiają się w głównym oknie programu w sekcji Informacje.
Użytkownik z uprawnieniem Administracja → Dodawanie pracowników może usuwać i nadawać hasła pozostałym pracownikom.
Jeżeli pracownik nie pamięta hasła, w oknie logowania wybierz go z listy i kliknij Zapomniałem hasła. Po potwierdzeniu program wygeneruje nowe hasło i wyśle je na adres email pracownika, a gdy pracownik nie ma wpisanego adresu - na główny adres email placówki.
Jeżeli wiadomość z nowym hasłem nie dotarła, sprawdź folder SPAM.
Program ogranicza zgadywanie hasła. Pierwsze 5 pomyłek przechodzi bez konsekwencji, potem konto pracownika jest na chwilę blokowane:
| Liczba nieudanych prób | Blokada konta |
|---|---|
| 5 | 1 minuta |
| 10 | 5 minut |
| 15 | 15 minut |
| 20 | 1 godzina |
Gdy konto jest zablokowane, przy logowaniu pojawia się komunikat Konto tymczasowo zablokowane z informacją, za ile minut można spróbować ponownie. Licznik zeruje się po poprawnym zalogowaniu i jest wspólny dla wszystkich komputerów gabinetu - przejście do innego stanowiska nie skraca blokady. Blokada działa na ekranie logowania, przy zmianie użytkownika i przy wyjściu z modułu pacjenta.
Blokada jest domyślnie włączona. Opcja Blokuj konto na chwilę po serii nieudanych logowań znajduje się w Ustawienia → Ustawienia interfejsu, w sekcji Bezpieczeństwo sesji, i obowiązuje cały gabinet.
Wyłączenie blokady pozwala zgadywać hasła bez żadnego ograniczenia. Zalecamy pozostawienie jej włączonej.
Jeżeli na którymś komputerze gabinetu działa starsza wersja SmartDental, w oknie głównym pojawia się komunikat Starsza wersja programu na innych komputerach z nazwami tych stanowisk. Do czasu aktualizacji program nie włączy bezpieczniejszego sposobu zapisywania haseł pracowników, bo starsza wersja nie potrafiłaby go odczytać. Gdy wszystkie stanowiska mają aktualny program, hasła przepiszą się same przy kolejnych logowaniach - nie trzeba ich zmieniać.
Aktualizuj SmartDental na wszystkich komputerach gabinetu, także na tych używanych rzadko. Komputer, którego już nie używacie, sam zniknie z tej listy po 30 dniach bez uruchamiania programu.
Administrator jest użytkownikiem domyślnym, istniejącym od momentu instalacji programu. Jest jedynym użytkownikiem, którego nie można usunąć. Nie można zmienić jego kategorii ani uprawnień.
W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych wymagane jest, aby Administrator miał ustawione hasło.
Aby uniknąć podglądu danych finansowych między pracownikami, odznacz opcję Pokazuj innym pracownikom moje dane finansowe w edycji pracownika.
W takim przypadku inni pracownicy nie widzą danych finansowych tego lekarza, z wyjątkiem pracowników posiadających uprawnienie Kasa → Rozliczanie pacjentów (jest ono nadrzędne).
Dotyczy to również wydruku wizyt - pracownik może wydrukować wizytę innego pracownika, jednak koszty zabiegów nie będą widoczne, jeśli autor wpisu nie ma zaznaczonej tej opcji.