Czym jest Raport finansowy gabinetu?
Raport finansowy gabinetu to pulpit dla menedżera i właściciela. W jednym oknie pokazuje kondycję finansową gabinetu w wybranym okresie:
- Przychód brutto i wynik gabinetu (po wszystkich kosztach)
- Strukturę kosztów (rabaty, materiały, wynagrodzenia)
- Aktywność (liczba pacjentów, wizyt, średnia wartość)
- Wpłaty zarejestrowane (cashflow)
- Porównanie z poprzednim okresem o tej samej długości
Dashboard skanowalny - 9 kafelków KPI w układzie 3×3. Manager rzuca okiem i wie, jak idzie biznes.
Jak otworzyć raport?
Menu Raporty → Raport finansowy gabinetu.
Raport finansowy jest pierwszą pozycją w drzewie raportów i otwiera się automatycznie przy wejściu w okno Raporty. Pod dashboardem są szczegółowe sekcje (zabiegi per pracownik, protetyka, usługi, wpłaty itp.) - manager rzadziej do nich zagląda, ale są dostępne.
Dashboard KPI
Dziewięć kafelków w trzech rzędach, od najważniejszych do bardziej szczegółowych.
Wiersz 1 - wyniki finansowe
| Kafelek |
Co pokazuje |
| Przychód brutto (niebieski) |
Suma cen wszystkich wykonanych zabiegów przed rabatami. Główny wskaźnik wejściowy. |
| Wynagrodzenia |
Łączna kwota do wypłaty dla pracowników (liczona wg trybu rozliczenia każdego pracownika z osobna). Spójne z Raportem rozliczeń pracowników. |
| Wynik gabinetu (zielony) |
Najważniejsza liczba - to, co zostaje gabinetowi. = Przychód − rabaty − materiały − wynagrodzenia. |
Wiersz 2 - struktura kosztów
| Kafelek |
Co pokazuje |
| Rabaty pracowników |
Rabaty udzielone przez lekarzy (pomniejszają ich własną prowizję). Manager kontroluje kto rozdaje za dużo. |
| Rabaty właściciela |
Rabaty udzielone przez managera/właściciela (np. promocja "nowy pacjent"). Manager kontroluje akcje marketingowe. |
| Koszt materiałów |
Suma kosztów materiałów z wszystkich zabiegów. |
Wiersz 3 - aktywność i cashflow
| Kafelek |
Co pokazuje |
| Pacjenci / wizyty |
Liczba unikalnych pacjentów / liczba wizyt w okresie. Np. "32 / 47" oznacza 32 różnych pacjentów odwiedziło gabinet w 47 wizytach. |
| Średnia / wizytę |
Przychód brutto ÷ liczba wizyt. Pokazuje średnią wartość jednej wizyty. |
| Wpłaty zarejestrowane |
Suma wpłat na kasę w okresie. Różne od przychodu brutto - przychód to ile pacjenci są winni za zabiegi, wpłaty to ile realnie wpadło na kasę. |
Różnica między Przychodem a Wpłatami to cashflow gap. Jeśli przychody dużo wyższe niż wpłaty - pacjenci zalegają. Jeśli odwrotnie - pacjenci wpłacają zaliczki. Manager od razu widzi tendencję.
Wszędzie procenty od przychodu
Każdy kafelek kosztu pokazuje % od przychodu brutto. Np. "Rabaty pracowników: 3 200 zł - 7,1% przychodu". Łatwo ocenić proporcje:
- Rabaty 7-12% - typowo
- Rabaty >15% - manager powinien sprawdzić co się dzieje
- Materiały 4-8% - typowo dla stomatologii zachowawczej; więcej przy protetyce/implantologii
- Wynagrodzenia 30-45% - typowo
Porównanie z poprzednim okresem
Każdy główny kafelek pokazuje strzałkę ze zmianą procentową względem poprzedniego okresu o tej samej długości.
Przykłady:
- ▲ +12% vs poprz. - wzrost (zielony)
- ▼ −5% vs poprz. - spadek (czerwony)
- ≈ bez zmian - różnica < 0,5%
- ▲ nowe - w poprzednim okresie nie było danych
Jak liczy się "poprzedni okres"
Automatycznie: ten sam zakres dni cofnięty wstecz tak, że kończy się dzień przed Datą od aktualnego raportu.
| Aktualny okres |
Poprzedni okres |
| 1-31 maja |
1-30 kwietnia |
| 1-7 maja (tydzień) |
24-30 kwietnia |
| 1 maja (jeden dzień) |
30 kwietnia |
| Cały 2025 (rok) |
Cały 2024 |
Porównanie liczy się każdorazowo gdy klikasz Generuj raport. Dla rocznych okresów może to chwilę zająć - system pobiera dane dwa razy (aktualny + poprzedni okres).
Co jest porównywane
- Przychód brutto
- Wynik gabinetu
- Wpłaty zarejestrowane
- Liczba zabiegów
- Liczba wizyt
- Liczba pacjentów
Pozostałe kafelki (rabaty, materiały, średnia/wizyta) pokazują % od przychodu - to jest ich wewnętrzny kontekst, nie potrzebują porównania historycznego.
Filtry
- Okres - predefiniowane (dziś, wczoraj, ten/poprzedni tydzień/miesiąc/rok) lub własny zakres
- Pracownik - filtruje cały dashboard KPI (Przychód, Wynik, Pacjenci/wizyty, itd.) oraz sekcje szczegółowe poniżej. Po wybraniu lekarza widzisz tylko jego liczby, łącznie z porównaniem do poprzedniego okresu wyfiltrowanego tym samym lekarzem
Filtr pracownika jest spójny - bieżący okres i porównanie z poprzednim okresem dotyczą tego samego lekarza. Możesz uczciwie ocenić jego progres miesiąc do miesiąca.
Sekcje szczegółowe (pod dashboardem)
Pod dashboardem są tabele z danymi źródłowymi. Manager rzadko do nich zagląda, ale są dostępne dla weryfikacji.
Wykonane procedury (per pracownik)
Tabela: Pracownik, Brutto, Rabat pracownika, Rabat właściciela, Wartość po rabatach, Koszt materiałów, Netto dla kliniki.
- Wartość po rabatach = brutto − rabat pracownika − rabat właściciela. To kwota, którą faktycznie płaci pacjent (jeszcze przed odjęciem kosztów i wynagrodzenia).
- Netto dla kliniki = wartość po rabatach − wynagrodzenie pracownika − koszt materiałów. To kwota, która zostaje gabinetowi po pokryciu wynagrodzenia lekarza i materiałów.
Kolumna Wartość po rabatach oraz wynik Netto dla kliniki uwzględniają oba rabaty (pracownika i właściciela). Dzięki temu widać realną kwotę pozostającą gabinetowi - rabaty obniżają zarówno to, co płaci pacjent, jak i wynik kliniki.
Prace protetyczne (per pracownik)
Tabela: Pracownik, Cena, Rabat pracownika, Rabat właściciela, Wartość po rabatach, Koszt pracowni, Netto dla kliniki.
Dla protetyki Netto dla kliniki = wartość po rabatach − koszt pracowni (w tym zestawieniu protetyka nie ma osobnej prowizji pracownika).
Usługi dla pracownika
Lista usług dokumentowanych (faktury bez rejestru zabiegów, np. szkolenia, konsultacje sprzętu).
Wpłaty wg metody / wg pozycji / wpłaty pracownika / pozycje wypłat
Tabele cashflow - szczegóły wpłat zarejestrowanych w okresie. Manager używa do uzgadniania kasy.
Wydruk i eksport
Przycisk Drukuj / Eksport w prawym górnym rogu. Eksportuje wszystkie sekcje (dashboard + tabele) do PDF lub Excela.
Przykładowy scenariusz: comiesięczny przegląd
Manager na koniec miesiąca:
- Otwiera Raporty → Raport finansowy gabinetu
- Filtr okresu: Poprzedni miesiąc
- Klika Generuj raport
- Spogląda na dashboard:
- Wynik gabinetu: 23 700 zł, ▲ +18% vs poprz. → idzie dobrze
- Rabaty pracowników: 7,1% → norma
- Pacjenci/wizyty: 32/47, ▲ +6% → więcej pacjentów niż w kwietniu
- Wpłaty: 38 500 zł - niżej niż przychód (45 000 zł) → 6 500 zł zaległości u pacjentów do ściągnięcia
- Klika Drukuj / Eksport → PDF do archiwum, fragment do prezentacji właścicielowi
Cała kondycja gabinetu w 30 sekund.
Spójność z innymi raportami
Wszystkie liczby w dashboardzie są wyliczane z tego samego silnika co inne raporty - gdy w innym raporcie zmienisz tryb pracownika, dashboard automatycznie się zaktualizuje przy następnym Generuj raport.
Uprawnienia
Raport wymaga uprawnienia dostępu do raportów zbiorczych. Personel administracyjny i recepcja zazwyczaj go widzą, lekarze zazwyczaj nie (chyba że są partnerami w klinice).
