Czym jest raport źródeł pacjentów?
Raport pokazuje skąd pochodzą nowi pacjenci zarejestrowani w wybranym okresie. Manager widzi:
- Które kanały marketingu działają (on-line vs telefon vs polecenie)
- Trend miesięczny - czy któryś kanał słabnie / rośnie
- Wartość pacjenta z każdego kanału (LTV) - który kanał przyciąga „wartościowszych” pacjentów
- Profil płatnika pierwszej wizyty per źródło - czy kanał przyciąga pacjentów prywatnych czy NFZ (i ilu w ogóle nie przychodzi)
- Top polecający - kto poleca nas najczęściej (warto podziękować)
Skąd biorą się dane?
Źródło to sposób rejestracji przypisany do pacjenta przy jego zakładaniu - recepcja wybiera go z listy podczas rejestracji nowego pacjenta.
Lista sposobów rejestracji jest definiowana przez gabinet w Ustawienia → Słowniki → Lista sposobów rejestracji. Można ją dowolnie edytować i rozszerzać. Domyślnie SmartDental ma trzy sposoby:
| Sposób rejestracji |
Co oznacza |
| Rejestracja telefoniczna |
Pacjent zadzwonił |
| Rejestracja online |
Pacjent zapisał się przez stronę internetową / portal |
| Rejestracja osobista |
Pacjent przyszedł osobiście do recepcji |
Gabinet może dodać własne pozycje, np. „Z polecenia”, „Facebook”, „Google”. Im konsekwentniej recepcja wybiera sposób rejestracji, tym wiarygodniejszy raport.
Jeśli przy pacjencie nie wskazano sposobu rejestracji, w raporcie trafia on do pozycji „(nieznane)”.
Jak otworzyć raport?
Menu Raporty → Raporty operacyjne → Źródła pacjentów.
Filtry
| Filtr |
Opis |
| Zakres dat |
Po dacie rejestracji pacjenta |
Brak filtra gabinetu - pacjent w systemie jest globalny (nie jest przypisany do jednej placówki).
Dashboard KPI
Pięć kafelków:
| Kafelek |
Co pokazuje |
| Nowi pacjenci (niebieski) |
Liczba pacjentów zarejestrowanych w okresie. Pod spodem trend ▲/▼ vs poprzedni okres |
| Top źródło |
Nazwa najczęstszego źródła + jego udział % |
| Średnio / miesiąc |
Nowi pacjenci ÷ liczba miesięcy w okresie |
| % bez źródła (czerwony) |
Udział „(nieznane)” - wskaźnik jakości danych. Wysokie % oznacza, że recepcja zapomina wybrać źródło |
| Wzrost vs poprz. |
Procentowa zmiana liczby nowych pacjentów |
Jeśli % bez źródła > 30%, warto przeszkolić recepcję - bez tego raport jest mniej wartościowy. W Ustawieniach → Pacjenci można ustawić pole źródła rejestracji jako wymagane.
Sekcje raportu
1. Tabela źródeł
Każdy wiersz = 1 źródło:
| Kolumna |
Opis |
| Źródło |
Nazwa źródła (z mapowaniem) |
| Liczba pacjentów |
Ilu nowych pacjentów z tego źródła |
| % udziału |
Udział w łącznej liczbie nowych pacjentów |
| Mieli wizytę |
Ilu z tych pacjentów rzeczywiście miało wizytę (= jakość źródła - pacjenci, którzy się zarejestrowali ale nie przyszli, mają niską jakość) |
| Średnie LTV |
Średnia wartość pacjenta z tego źródła (suma cen zabiegów) |
| LTV łącznie |
Łączny przychód od tej grupy pacjentów |
Po co? Pokazuje jakość kanału, nie tylko ilość. Może „Rejestracja on-line” przyciąga dużo pacjentów, ale niskiej wartości. A „Z polecenia” jest rzadsze, ale każdy taki pacjent ma 3× wyższe LTV.
2. Profil płatnika wg źródła (1. wizyta)
Pokazuje, jakiego typu pacjentów przyciąga każde źródło - na podstawie ich pierwszej (najwcześniej umówionej) wizyty. Każdy nowy pacjent trafia do jednej z czterech kategorii:
| Kategoria |
Kolor |
Znaczenie |
| Prywatna |
🟢 zielony |
Pierwsza wizyta odbyta jako prywatna (komercyjna) |
| NFZ |
🔵 niebieski |
Pierwsza wizyta odbyta w ramach NFZ |
| Nie przyszedł |
🟡 żółty |
Pierwsza wizyta już minęła, ale pacjent się nie stawił (no-show) |
| Bez wizyty |
⚪ szary |
Pacjent zarejestrowany, ale nie ma jeszcze żadnej wizyty w terminarzu |
Wizyta zaplanowana w przyszłości jest klasyfikowana wg umówionej flagi (NFZ / prywatna). Dopóki termin nie minie, program nie traktuje jej jako nieobecności.
Te same dane są pokazane w trzech formach:
- Tabela - liczby w kolumnach: Źródło, Prywatna, NFZ, Nie przyszedł, Bez wizyty, Razem oraz % prywatnych (udział prywatnych wśród pacjentów, którzy faktycznie przyszli na 1. wizytę - prywatna + NFZ)
- Wykres skumulowany - poziomy pasek per źródło, segmenty proporcjonalne do liczby pacjentów (najazd myszą pokazuje dokładne wartości)
- Legenda kolorów nad wykresem
Po co? Łączy pozyskanie z rentownością. Źródło może dawać dużo pacjentów, ale jeśli większość to NFZ albo no-show, jego realna wartość jest niższa. Kanał z wysokim % prywatnych i niskim udziałem „Nie przyszedł” jest najcenniejszy biznesowo.
3. Trend miesięczny per źródło
Tabela z rozkładem miesięcznym:
- Miesiąc
- Źródło
- Liczba pacjentów
Po co?
- Sezonowość kampanii (Google Ads w marcu wzrosła? widać po liczbie z on-line)
- Wpływ akcji marketingowych - przed/po wdrożeniu nowej strony
4. Top 50 polecających
Tylko dla pacjentów ze źródłem „Z polecenia”. Grupuje pacjentów po osobie polecającej (recepcja wpisuje ją przy rejestracji):
- Polecający (imię/nazwa)
- Liczba pacjentów (ile osób poleciły)
- LTV łącznie (łączny przychód z polecanych)
Ta sekcja działa, gdy w słowniku sposobów rejestracji istnieje pozycja „Z polecenia” i recepcja przypisuje ją pacjentom z polecenia, wpisując przy nich osobę polecającą. „Z polecenia” nie jest sposobem domyślnym - dodaj je w Ustawienia → Słowniki → Lista sposobów rejestracji, jeśli chcesz korzystać z tego zestawienia.
Po co? Manager widzi swoich „ambasadorów”. Można:
- Wysłać kartkę z podziękowaniem
- Przygotować program lojalnościowy (kupon dla polecającego)
- Zadbać szczególnie o tych pacjentów - przyciągają biznes
Strategia per źródło
| Źródło |
Strategia |
| Rejestracja online - duży udział |
SEO, Google Ads, łatwy formularz na stronie |
| Rejestracja online - mały udział |
Strona internetowa wymaga uwagi (UX, mobile, formularz) |
| Telefoniczna - duży udział |
Recepcja musi być szkolona w sprzedaży telefonicznej (skript, follow-up) |
| Polecenie - duży udział |
Idealne! Najtańszy i najwartościowszy kanał. Inwestuj w jakość obsługi |
| Polecenie - mały udział |
Aktualni pacjenci nie polecają = problem z satysfakcją. Sprawdź ankiety, NPS |
Powiązane raporty
