Do czego służy wysyłka dokumentacji mailem?
SmartDental umożliwia wysłanie pacjentowi jego dokumentacji medycznej bezpośrednio z karty pacjenta - bez drukowania i skanowania. Pliki PDF są automatycznie szyfrowane hasłem (AES-256) przed dołączeniem do wiadomości, dzięki czemu dane medyczne nie podróżują pocztą w postaci jawnej.
Hasłem do otwarcia każdego pliku jest numer PESEL pacjenta - który zna tylko pacjent. Samo hasło nie jest wysyłane w wiadomości; w treści maila znajduje się jedynie informacja, że dokumenty otwiera się PESEL-em.
Możesz wysłać kilka dokumentów jednocześnie w jednej wiadomości.
Gdzie znajdę tę funkcję?
- Otwórz kartę pacjenta
- Przejdź do zakładki Dokumenty
- Na liście dokumentów pacjenta zaznacz (pole wyboru) jeden lub więcej plików PDF, które chcesz wysłać
- Kliknij przycisk Wyślij mailem
Przycisk Wyślij mailem znajduje się obok przycisku Wyślij dokumenty do karty.
Jak wysłać dokumenty - krok po kroku
- Zaznacz dokumenty - na liście zaznacz pliki PDF do wysłania (możesz zaznaczyć kilka)
- Kliknij Wyślij mailem - otworzy się okno wysyłki
- Sprawdź adres e-mail - pole adresu jest wypełnione adresem z karty pacjenta. Zweryfikuj jego poprawność - dokumentacja trafi dokładnie na ten adres
- Dostosuj temat i treść (opcjonalnie) - oba pola są wstępnie wypełnione i można je edytować
- Sprawdź listę załączników - widoczna w oknie, zawiera zaznaczone pliki
- Kliknij Wyślij
Po wysłaniu pojawi się potwierdzenie. Zaszyfrowane kopie plików tworzone na czas wysyłki są automatycznie usuwane.
Jak pacjent otworzy dokumenty?
Pacjent otrzyma wiadomość e-mail z załączonymi plikami PDF. Przy próbie otwarcia pliku program do odczytu PDF poprosi o hasło.
Hasłem jest numer PESEL pacjenta - 11 cyfr, bez spacji. Informacja o tym znajduje się w treści wiadomości.
Wysyłka zdjęć mailem
Analogicznie do dokumentów możesz wysłać pacjentowi jego zdjęcia (np. zdjęcia RTG, pantomogramy, fotografie wewnątrzustne) - z zakładki Zdjęcia w karcie pacjenta.
Ponieważ zdjęcia to pliki graficzne (JPG, PNG, TIF), których nie da się zabezpieczyć hasłem pojedynczo jak plików PDF, wszystkie zaznaczone zdjęcia pakowane są do jednego archiwum ZIP zabezpieczonego hasłem (AES-256). Hasłem - tak jak przy dokumentach - jest numer PESEL pacjenta.
Jak wysłać zdjęcia - krok po kroku
- Otwórz kartę pacjenta i przejdź do zakładki Zdjęcia
- Zaznacz zdjęcia do wysłania (możesz zaznaczyć kilka)
- Kliknij przycisk Wyślij mailem (obok przycisku eksportu zdjęć)
- Sprawdź adres e-mail - pole jest wypełnione adresem z karty pacjenta; zweryfikuj jego poprawność
- Dostosuj temat i treść (opcjonalnie)
- Kliknij Wyślij
Pacjent otrzyma jedno archiwum ZIP. Aby je otworzyć, podaje swój numer PESEL (11 cyfr, bez spacji). Po wypakowaniu widzi wszystkie zdjęcia.
Wysyłka zdjęć działa tak samo jak wysyłka dokumentów - wymaga uzupełnionego PESEL-u pacjenta (hasło do archiwum), skonfigurowanego konta e-mail, a łączny rozmiar archiwum nie może przekraczać 20 MB. Zaszyfrowane archiwum tymczasowe jest usuwane po wysłaniu.
Bezpieczeństwo i RODO
Funkcja została zaprojektowana z myślą o ochronie danych medycznych:
- Szyfrowanie plików (AES-256) - dane medyczne nigdy nie są wysyłane jako otwarty plik
- Hasło znane tylko pacjentowi - PESEL nie jest podawany wprost w treści maila, a jedynie jako wskazówka ("hasłem jest Twój numer PESEL")
- Połączenie szyfrowane (TLS/SSL) - wiadomość wychodzi przez bezpieczne połączenie z serwerem pocztowym
- Świadome potwierdzenie adresu - okno wysyłki wymaga sprawdzenia adresu e-mail przed wysłaniem, co chroni przed pomyłką odbiorcy
- Czyszczenie kopii tymczasowych - zaszyfrowane kopie plików są usuwane natychmiast po wysłaniu
Wymagania i ograniczenia
- Pacjent musi mieć uzupełniony numer PESEL w karcie pacjenta - to hasło do zabezpieczenia plików; bez niego wysyłka zostanie zablokowana z odpowiednim komunikatem
- Dokumenty: wysyłać można wyłącznie pliki PDF (każdy szyfrowany hasłem osobno)
- Zdjęcia: dowolne pliki graficzne, pakowane razem do jednego archiwum ZIP zabezpieczonego hasłem
- Łączny rozmiar załączników nie może przekraczać 20 MB (typowe ograniczenie serwerów pocztowych)
- Konto e-mail musi być skonfigurowane w Ustawienia → Konto e-mail (serwer SMTP, login, hasło, port, szyfrowanie)
Najczęstsze problemy
„Pacjent nie ma uzupełnionego numeru PESEL"
Uzupełnij PESEL w karcie pacjenta i spróbuj ponownie. Bez PESEL-u nie da się ustawić hasła do plików.
„Można wysyłać wyłącznie pliki PDF"
Wśród zaznaczonych plików jest plik w innym formacie. Odznacz pliki niebędące PDF.
„Łączny rozmiar załączników przekracza 20 MB"
Wyślij dokumenty w kilku osobnych wiadomościach lub ogranicz liczbę zaznaczonych plików.
Wysyłka SMTP nie powiodła się
Sprawdź konfigurację konta e-mail w Ustawienia → Konto e-mail (poprawność serwera, portu, loginu i hasła oraz ustawień SSL/TLS).
Pacjent nie może otworzyć pliku
Upewnij się, że pacjent wpisuje swój PESEL jako 11 cyfr bez spacji oraz że PESEL w karcie pacjenta jest poprawny.
Powiązane tematy
