Po co to jest
Pytanie „kto miał wgląd w moją dokumentację" pada w dwóch sytuacjach: przy kontroli i wtedy,
gdy pacjent składa skargę. Wydania i eksporty dokumentacji, czyli moment, w którym dane
opuszczają gabinet, to za mało, żeby na nie odpowiedzieć - potrzebny jest ślad także
po samym zaglądaniu do kart. Ten ślad zostawia rejestr dostępu.
Co jest zapisywane
Program zapisuje każde otwarcie:
| Rodzaj dostępu |
Kiedy powstaje wpis |
| Karta pacjenta |
otwarcie kartoteki |
| Wizyta |
otwarcie karty wizyty |
| Dokumenty |
otwarcie okna z dokumentami pacjenta |
| Zdjęcia |
otwarcie okna ze zdjęciami oraz podgląd samego zdjęcia |
Każdy wpis zawiera kto, kiedy, czyją kartotekę i z którego stanowiska.
Zdjęcia zasługują na osobne zdanie. Otwierają się w zewnętrznej przeglądarce, poza programem, a mimo
to rejestr zapisuje także sam podgląd zdjęcia, nie tylko otwarcie okna ze zdjęciami. Przeglądanie
kolejnych zdjęć tego samego pacjenta liczy się jako jeden dostęp, żeby rejestr pozostał czytelny.
Dostęp z aplikacji mobilnej
Do rejestru trafiają również wejścia z aplikacji mobilnej SmartDental na
telefonie lub tablecie:
| Co pracownik zrobił w aplikacji |
Rodzaj dostępu w raporcie |
| otworzył dane pacjenta |
Otwarcie karty pacjenta |
| otworzył historię wizyt pacjenta |
Otwarcie wizyty (w szczegółach liczba wyświetlonych wizyt) |
Wpis z aplikacji rozpoznasz po kolumnie Stanowisko: zamiast nazwy komputera widnieje tam
MobileApp/, system telefonu (np. iOS albo Android), model urządzenia i adres IP, z którego
przyszło połączenie. Wpis zaczynający się od MobileAPI/ oznacza połączenie, które nie wyglądało
na aplikację mobilną - jeśli taki się pojawi, a nikt w gabinecie nie potrafi go wyjaśnić, warto
przyjrzeć się temu kontu.
Samo przeglądanie terminarza w aplikacji nie jest rejestrowane - terminarz pokazuje naraz
wszystkich pacjentów z wybranych dni i zasypałby raport wpisami, które nic nie mówią. Liczy się
dopiero świadome otwarcie danych konkretnego pacjenta.
dostęp z aplikacji mobilnej jest rejestrowany przez aktualną wersję aplikacji. Wejścia
ze starszej wersji aplikacji, sprzed wprowadzenia logowania z kodem 2FA, do rejestru nie trafiają.
Gdzie znaleźć raport
Raporty → Dokumentacja → Rejestr dostępu do kartotek.
Dostępne filtry:
- pracownik - kto zaglądał,
- pacjent - czyja kartoteka,
- zakres dat - dziś, wczoraj, bieżący i poprzedni tydzień, miesiąc, rok albo zakres własny,
- rodzaj dostępu - karta, wizyta, dokumenty, zdjęcia.
Wynik można wydrukować i wyeksportować, więc da się go dołączyć do odpowiedzi na skargę albo
pokazać kontroli na miejscu.
Czego rejestr nie da się zrobić
Wpisy są wyłącznie dopisywane. Program nie udostępnia żadnej drogi ich kasowania -
ani z poziomu raportu, ani z ustawień. To jest celowe: rejestr, który da się wyczyścić, nie jest
dowodem niczego.
Nazwiska pacjenta i pracownika zapisywane są w chwili dostępu, a nie pobierane z kartoteki przy
otwieraniu raportu. Dzięki temu wpis pozostaje czytelny także po scaleniu kart, zmianie nazwiska
pacjentki czy usunięciu konta pracownika.
Przy realizacji żądania RODO obejmującego anonimizację nazwisko i numer telefonu są czyszczone
również w rejestrze dostępu - inaczej anonimizacja byłaby pozorna. Sam fakt dostępu (kto, kiedy,
z którego stanowiska) zostaje.
Czy to spowalnia pracę
Nie. Zapis idzie w tle, a powtórzenia tego samego dostępu w krótkim odstępie - odświeżenie okna,
zamknięcie i ponowne otwarcie karty w trakcie jednej rozmowy z pacjentem - zapisywane są raz.
Rejestr ma odpowiadać na pytanie „kto zaglądał", a nie liczyć kliknięcia.
W aplikacji mobilnej obowiązuje ta sama zasada: ponowne otwarcie tych samych danych tego samego
pacjenta przez tego samego pracownika w ciągu 2 minut zapisuje się raz. Wejście z telefonu
jest przy tym liczone osobno od wejścia z komputera - jeśli pracownik otworzy kartę w gabinecie,
a chwilę później na telefonie, w rejestrze zostaną oba wpisy.
Trzy rejestry, trzy różne pytania
Program prowadzi trzy odrębne rejestry i łatwo je pomylić:
| Rejestr |
Odpowiada na pytanie |
Gdzie |
| Rejestr logowań |
kto i kiedy logował się do programu, z którego stanowiska, wraz z nieudanymi próbami |
Raporty → Dokumentacja |
| Rejestr dostępu do kartotek |
kto zaglądał do których kartotek |
Raporty → Dokumentacja |
| Historia eksportów danych |
kiedy dokumentacja opuściła gabinet i w czyje ręce trafiła |
Raporty → Dokumentacja |
Pierwszy mówi, kto był w programie. Drugi - co w nim oglądał. Trzeci - co z niego wyniósł.
Rejestr logowań obejmuje także aplikację mobilną. Wpisy z telefonu mają w nazwie dopisek
(aplikacja mobilna): Logowanie, Wylogowanie i Błąd logowania. Błąd logowania
oznacza nieprawidłowe hasło i zapisuje się również wtedy, gdy ktoś wpisał nazwę użytkownika,
której nie ma w gabinecie. U pracownika z włączonym 2FA wpis Logowanie powstaje dopiero
po podaniu poprawnego kodu.
Uprawnienia
Wgląd do raportu wymaga osobnego uprawnienia. Warto ograniczyć je do osoby pełniącej w gabinecie
funkcję administratora danych - rejestr pokazuje, kto zaglądał do kartotek, więc sam jest informacją
wrażliwą.
Zobacz też
