Kiedy się przydaje
- pacjent wyraża zgodę na wysyłkę informacji, wykorzystanie zdjęć albo kontakt telefoniczny,
- pacjent wycofuje zgodę i trzeba wiedzieć, od kiedy przestała obowiązywać,
- pacjent żąda usunięcia swoich danych i trzeba mu odpowiedzieć zgodnie z prawem,
- kontrola pyta, czym gabinet wykazuje, że zgody były zbierane i że żądania są rozpatrywane.
Rejestr zgód pacjenta
Otwórz kartę pacjenta → zakładka Dokumenty → Zgody pacjenta i żądania RODO.
Każda zgoda jest osobnym wpisem, a nie polem „tak/nie":
| Kolumna |
Zawartość |
| Rodzaj zgody |
nazwa z chwili udzielenia - późniejsza zmiana treści klauzuli nie zmienia starych wpisów |
| Wyrażona / Przyjął |
data i osoba, która zgodę odnotowała |
| Źródło |
dokument papierowy, podpis elektroniczny, rezerwacja online, ustnie lub telefonicznie |
| Dowód zgody |
odesłanie do podpisanego dokumentu albo numeru podpisu |
| Wycofana / Wycofanie przyjął / Powód |
data wycofania, osoba i powód |
Wycofanie nie kasuje wpisu. Do zgody dopisywana jest data wycofania, więc z rejestru widać cały
przebieg: od kiedy do kiedy zgoda obowiązywała. Ponowne udzielenie tej samej zgody zakłada nowy wpis.
Domyślne rodzaje zgód: informacje marketingowe, przypomnienia o wizytach, przesyłanie dokumentacji
e-mailem, wykorzystanie zdjęć i wizerunku, kontakt telefoniczny.
pole „zgoda na informacje marketingowe" na karcie pacjenta działa dalej i to ono
steruje wysyłką wiadomości oraz recall. Jest teraz odbiciem rejestru: zaznaczenie zakłada wpis,
odznaczenie wycofuje zgodę. Zgody zaznaczone przed aktualizacją zostały przeniesione do rejestru
z datą założenia karty i adnotacją, że pochodzą z migracji, a nie z potwierdzonej rozmowy.
Zestawienie dla całego gabinetu: Raporty → Dokumentacja → Rejestr zgód pacjentów. Filtrujesz po
okresie, pacjencie i rodzaju zgody, a przełącznik „tylko aktywne" odpowiada na najczęstsze
pytanie - kto zgadza się dzisiaj. Do okresu wliczane są zarówno zgody wyrażone, jak i wycofane.
Żądanie usunięcia danych (art. 17 RODO)
Otwórz okno zgód pacjenta i kliknij Żądanie usunięcia danych (RODO).
Program pokazuje najpierw bilans danych pacjenta w trzech grupach:
- dokumentacja medyczna - wpisy leczenia, wizyty, usługi, zdjęcia, recepty, skierowania, plany,
- dokumenty rozliczeniowe - wpłaty i rozliczenia,
- dane przetwarzane na podstawie zgody - aktywne zgody, zaplanowane przypomnienia, telefon i e-mail.
odpowiedź na żądanie usunięcia prawie nigdy nie brzmi „usuwamy wszystko".
Dokumentację medyczną trzeba przechowywać 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego ostatniego
wpisu (art. 29 ustawy o prawach pacjenta), a art. 17 ust. 3 lit. b i h RODO wyłącza w tym zakresie
prawo do usunięcia. Program wylicza datę końca tego okresu i pokazuje podstawę odmowy w tej części.
Do wyboru są czynności:
| Czynność |
Kiedy dostępna |
| Wycofanie wszystkich aktywnych zgód |
zawsze |
| Usunięcie danych kontaktowych (telefon, e-mail) |
zawsze - adres pozostaje, bo jest elementem dokumentacji |
| Odwołanie zaplanowanych przypomnień i recall |
zawsze |
| Oznaczenie karty jako nieaktywnej |
zawsze |
| Anonimizacja danych identyfikujących |
po upływie okresu przechowywania |
| Usunięcie karty w całości |
gdy nie ma dokumentacji ani rozliczeń |
Anonimizacja nadpisuje imię, nazwisko, PESEL, dokument, adres i dane kontaktowe, usuwa dane
opiekunów, dane firmy i identyfikatory zewnętrzne, a także czyści nazwisko i numer telefonu zapisane
w rejestrze dostępu oraz w historii SMS. Dokumentacja zostaje w bazie, ale przestaje wskazywać na
konkretną osobę. Operacji nie da się cofnąć.
przed anonimizacją albo usunięciem karty wykonaj kopię zapasową - część tabel bazy
działa bez transakcji, więc czynności wykonane przed ewentualnym błędem pozostają w mocy.
Rejestr żądań RODO
Każde załatwione żądanie trafia do rejestru: Raporty → Dokumentacja → Żądania RODO.
| Kolumna |
Zawartość |
| Data wpływu |
kiedy pacjent wniósł żądanie |
| Rodzaj żądania |
usunięcie, ograniczenie/sprzeciw, sprostowanie, anonimizacja po okresie przechowywania |
| Wynik |
zrealizowane, zrealizowane częściowo, odmowa |
| Wykonane czynności |
lista tego, co program faktycznie zrobił |
| Podstawa odmowy w części |
uzasadnienie dla danych objętych obowiązkiem przechowywania |
Rejestr istnieje po to, żeby dało się wykazać rozliczalność (art. 5 ust. 2 RODO): samo załatwienie
sprawy niewiele znaczy, jeśli nie widać, że i jak została rozpatrzona.
żądania dostępu do danych i przeniesienia danych realizuje eksport kartoteki pacjenta -
zobacz Eksport i udostępnianie danych. Tamte wydania trafiają do
osobnej historii eksportów.
Uprawnienia
Okno zgód i realizacja żądań wymagają tego samego uprawnienia co eksport kartoteki pacjenta, a raporty
z obu rejestrów - uprawnienia do raportów dokumentacji i RODO. Zobacz
Uprawnienia użytkowników.
Zobacz też
