Dane zostają w gabinecie
SmartDental działa lokalnie - dane pacjentów są w Twoim gabinecie, a nie na cudzym serwerze w internecie.
Przy wdrożeniu trzeba więc zdecydować, które urządzenie będzie przechowywać dane. Pozostałe stanowiska
łączą się z nim przez sieć lokalną.
Nazywamy je dalej serwerem, choć nie musi to być serwer w sensie sprzętowym - w małym gabinecie
sprawdza się zwykły komputer. Trzyma on trzy rzeczy: bazę danych (kartoteki, terminarz, rozliczenia),
dokumenty pacjentów oraz zdjęcia RTG.
Przy pracy na jednym komputerze temat nie istnieje - instalator konfiguruje wszystko
automatycznie. Decyzja robi się istotna od drugiego stanowiska.
Najpierw ustal, czy serwer ma pracować po godzinach
Praca spoza gabinetu - czy to z aplikacji mobilnej, czy przez
zdalny dostęp z komputera - nie prowadzi do żadnej chmury, tylko do Twojego serwera
w gabinecie. Dzięki temu dane nigdy nie opuszczają placówki, ale ma to jedną konsekwencję:
urządzenie z bazą musi być wtedy włączone i podłączone do internetu.
Jeśli chcesz zaglądać do terminarza wieczorem albo w weekend:
- komputer roboczy wyłączany po pracy się do tego nie nadaje,
- na komputerze pełniącym rolę serwera wyłącz usypianie i hibernację (Panel sterowania → Opcje zasilania) -
uśpiony komputer jest tak samo niedostępny jak wyłączony,
- najwygodniejszy jest NAS: pracuje całą dobę przy poborze prądu rzędu kilkunastu watów.
Ta jedna odpowiedź często przesądza o wyborze z listy poniżej.
Możliwe rozwiązania
1. Jeden z komputerów roboczych
Rolę serwera przejmuje komputer, przy którym się pracuje - zwykle ten w rejestracji.
Za: brak dodatkowych kosztów, najprostsze wdrożenie - instalator sam stawia bazę i konfiguruje połączenie.
Przeciw: musi być włączony zawsze, gdy ktokolwiek pracuje w programie; jego awaria zatrzymuje cały gabinet.
Dla kogo: 2-3 stanowiska, gdzie jeden komputer i tak stoi włączony przez cały dzień.
2. Dedykowany komputer serwerowy
Osobny komputer, przy którym nikt nie pracuje.
Za: nikt go przypadkiem nie wyłączy ani nie zrestartuje w środku dnia; łatwiej o kopie zapasowe i UPS.
Przeciw: koszt sprzętu i jego utrzymania.
Dla kogo: kliniki od czterech stanowisk wzwyż, praca na kilka gabinetów i zmian.
3. Istniejący komputer w gabinecie (np. przy RTG)
Stanowisko, które i tak pracuje cały dzień - najczęściej obsługujące aparat RTG lub pantomograf.
Za: wykorzystujesz sprzęt, który już jest, zwykle mocniejszy i z dużym dyskiem.
Przeciw: stoi w gabinecie zabiegowym, więc bywa wyłączane po ostatnim pacjencie - a wtedy pozostałe
stanowiska tracą dostęp do danych.
Dla kogo: gdy nie ma sensu dokładać kolejnego komputera.
4. Dysk sieciowy NAS (Synology, QNAP)
Baza oraz katalogi z dokumentami i zdjęciami trafiają na NAS, a wszystkie komputery stają się zwykłymi
stanowiskami.
Za: urządzenie do pracy ciągłej, ciche i oszczędne; wbudowane kopie zapasowe, dyski w macierzy chronią
przed awarią pojedynczego dysku; żaden komputer w gabinecie nie jest już krytyczny.
Przeciw: koszt urządzenia z dyskami, a konfiguracja wymaga informatyka lub naszego serwisu.
Dla kogo: kliniki, którym zależy na dostępności, porządnych kopiach i stałym dostępie z telefonu.
Bazę można przenieść na inne urządzenie także po latach pracy, razem z całą historią.
Mamy na to gotową procedurę - napisz do serwisu.
Porównanie
|
Komputer roboczy |
Dedykowany serwer |
Komputer RTG |
NAS |
| Koszt dodatkowy |
brak |
średni |
brak |
średni |
| Ryzyko przypadkowego wyłączenia |
wysokie |
niskie |
średnie |
bardzo niskie |
| Trudność wdrożenia |
najniższa |
niska |
niska |
wyższa |
| Praca ciągła (24/7) |
nie |
tak |
zwykle nie |
tak |
| Gotowość pod aplikację mobilną |
słaba |
dobra |
średnia |
najlepsza |
O czym pamiętać niezależnie od wyboru
- Stały adres w sieci lokalnej - serwer powinien mieć zarezerwowany adres IP wewnątrz gabinetu
(zwykle
192.168.x.x), żeby stanowiska nie traciły z nim połączenia po restarcie routera. Nie chodzi
o żaden adres publiczny - serwer nie powinien być widoczny z internetu.
- Kopie zapasowe na inne urządzenie niż to, na którym stoi baza - zobacz
Kopia zapasowa danych.
- Zapas miejsca na dysku - zdjęcia RTG i tomografie rosną najszybciej ze wszystkich danych.
- Sieć po kablu - Wi-Fi działa, ale przy dużych zdjęciach potrafi się wlec.
RODO a miejsce, w którym stoi serwer
Program chroni dane hasłami, uprawnieniami i automatycznym wylogowaniem (zobacz
Bezpieczeństwo danych). Skoro jednak dane leżą na konkretnym urządzeniu,
to miejsce, w którym ono stoi, też jest częścią ochrony - i to bywa pomijane.
Gdy serwerem jest komputer w recepcji - najczęstszy wariant i zarazem najbardziej wystawiony, bo to
jedyne miejsce, gdzie pacjenci stoją przy komputerze:
- ekran nie może być widoczny zza lady (przestaw monitor albo załóż folię prywatyzującą),
Windows + L przy każdym odejściu od biurka - automatyczne wylogowanie
w programie zadziała dopiero po kilku minutach,- osobne konto dla każdego pracownika zamiast wspólnego „konta recepcji" - inaczej nie ustalisz,
kto sięgnął po dane (zobacz Uprawnienia użytkowników),
- jednostka pod ladą lub w zamykanej szafce, a nie w miejscu, z którego można wypiąć dysk.
Niezależnie od tego, gdzie stoi serwer:
- zaszyfruj dysk (BitLocker, szyfrowanie wolumenu na NAS) - kradzież sprzętu z zaszyfrowanymi danymi
ma zupełnie inne skutki niż kradzież dysku, który każdy odczyta,
- kopie zapasowe to też dane pacjentów - zabezpiecz je tak samo i trzymaj w innym pomieszczeniu,
- NAS nie może być wystawiony do internetu - dostęp z zewnątrz tylko przez bezpieczne połączenie (VPN),
- umowa powierzenia nie jest potrzebna z dostawcą chmury (bo go nie ma), ale jest potrzebna z firmą,
która zdalnie serwisuje Wasze komputery,
- spisz, gdzie są dane - przy kontroli trzeba wskazać, na jakim urządzeniu jest baza, gdzie trafiają
kopie i kto ma do nich dostęp.
Na życzenie przygotowujemy dokument „Informacja o zabezpieczeniu dokumentacji medycznej" -
przydaje się przy kontroli i przy uzupełnianiu dokumentacji RODO placówki. Napisz do wsparcia.
Najczęstsze pytania
Czy dane są gdziekolwiek w internecie?
Nie. Baza i pliki są na urządzeniu w Twoim gabinecie. Program działa również wtedy, gdy internet nie działa -
potrzebują go tylko funkcje takie jak e-recepty, SMS, płatności online czy aplikacja mobilna.
Czy komputer serwerowy musi być mocny?
W małym gabinecie nie ma potrzeby kupowania specjalnego sprzętu - liczy się dysk SSD, zapas miejsca
i stabilność.
Czy można pracować, gdy serwer jest wyłączony?
Nie. Wszystkie stanowiska korzystają ze wspólnej bazy - bez niej program nie ma skąd wziąć danych.
Mamy już serwer w firmie - czy da się użyć jego?
Tak, o ile jest dostępny w tej samej sieci lokalnej. Skontaktuj się z serwisem, żeby ustalić szczegóły.
