Czym jest grafik personelu?
Grafik personelu odpowiada na pytanie kto jest dziś w pracy, w jakiej roli i przy kim. Obejmuje osoby, które nie przyjmują własnych pacjentów, a bez których gabinet nie działa: asystentki, recepcję i sterylizację. Pozwala też wpisać urlopy, zwolnienia i szkolenia - dla wszystkich, również dla lekarzy.
Konfiguracja dostępna jest w Ustawienia → Grafik personelu.
Grafik personelu a Harmonogram pracy
To dwa różne ekrany i łatwo je pomylić. Różnica jest prosta:
|
Harmonogram pracy |
Grafik personelu |
| Odpowiada na pytanie |
Kiedy ta osoba ma otwarty terminarz |
Kto jest w pracy i w jakiej roli |
| Kogo dotyczy |
Osób przyjmujących pacjentów |
Wszystkich pracowników |
| Efekt w terminarzu |
Kolumna i bloki godzin przyjęć |
Belka "Personel" pod terminarzem |
| Wpływ na wolne terminy |
Tak, generuje sloty |
Nie, poza nieobecnościami |
Jedna osoba może występować w obu miejscach naraz. To nie jest błąd ani duplikat - patrz sekcja o higienistce poniżej.
Krok 1 - dodaj regułę
Reguła to powtarzalny wzorzec zmiany. Kliknij + nad tabelą Reguły grafiku i wypełnij:
- Pracownik - lista zawiera wszystkich aktywnych pracowników, nie tylko przyjmujących pacjentów
- Rola - Asysta, Recepcja, Sterylizacja albo Inne
- Rodzaj wpisu - Praca, Urlop, Zwolnienie lekarskie, Szkolenie, Dyżur albo Wolne
- Lokalizacja i Stanowisko - gdzie ta osoba pracuje
- Przy lekarzu - opcjonalnie, jeśli planujecie asystentki "do lekarza", a nie "do stanowiska"
- Godziny od - do
- Dni tygodnia i Miesiące
- Zakres dat
Zakres dat musi obejmować zaznaczone miesiące, inaczej reguła nie wygeneruje ani jednego dnia. Ta sama zasada obowiązuje w Harmonogramie pracy.
Sama reguła jeszcze nic nie pokazuje w siatce. To dopiero wzorzec.
Krok 2 - wygeneruj dni
Zaznacz reguły na liście i kliknij Generuj dni z reguł.
Możesz zaznaczyć kilka reguł naraz - każda zostanie rozwinięta osobno. Generowanie jednej reguły nie usuwa dni pochodzących z pozostałych reguł tej samej osoby, więc asystentka z regułą "Pon/Śr 13:00-20:30" i drugą "Czw/Pt 8:30-14:30" zachowa oba wzorce.
Ponowne generowanie tej samej reguły nadpisuje jej dni. Dni dopisane ręcznie oraz dni, które ręcznie poprawiłeś, są pomijane - zostają nietknięte.
Siatka miesięczna
Pod regułami znajduje się siatka: pracownicy w wierszach, dni miesiąca w kolumnach. Strzałki przewijają miesiące, a obok są dwa przyciski wydruku (opisane niżej w sekcji Wydruk grafiku).
W nagłówku każdej kolumny jest numer dnia i skrót dnia tygodnia. Weekendy mają ciemniejsze tło.
Co znaczą kafelki
W kafelku widać godziny zmiany (na przykład 8-16) albo kod nieobecności:
| Kod |
Znaczenie |
| U |
Urlop |
| L4 |
Zwolnienie lekarskie |
| SZ |
Szkolenie |
| D |
Dyżur |
| W |
Wolne |
Kolory rozróżniają rodzaj wpisu - legenda jest pod siatką:
- zielony - godziny przyjęć, pobierane z Harmonogramu pracy
- niebieski - asysta i inna praca z grafiku personelu
- pomarańczowy - urlop, czerwony - zwolnienie, fioletowy - szkolenie
Suma godzin
Ostatnia kolumna pokazuje sumę godzin w miesiącu. Nieobecności liczą się jako zero - urlop nie powiększa przepracowanych godzin.
Poprawianie pojedynczego dnia
Dwuklik na kafelku otwiera okno edycji tego dnia. Można zmienić godziny, rolę, rodzaj wpisu albo skasować dzień przyciskiem Usuń.
Zielone kafelki są tylko do oglądania - godziny przyjęć zmienia się w Harmonogramie pracy, żeby ta sama zmiana nie była zapisana w dwóch miejscach.
Przycisk + obok strzałek miesiąca dodaje pojedynczy dzień poza jakąkolwiek regułą.
Wydruk grafiku
Grafik wybranego miesiąca można wydrukować na dwa sposoby:
| Przycisk |
Układ |
Do czego |
| Drukuj miesiąc |
Cały miesiąc na jednej stronie A4 poziomo, wąska kolumna na każdy dzień |
Do teczki i do rozliczenia godzin |
| Drukuj tygodniami |
Osobny blok na każdy tydzień: siedem szerokich kolumn z pełnymi godzinami i nazwiskiem lekarza, przy którym ktoś pracuje |
Do powieszenia na ścianie |
W obu układach wiersze są pogrupowane blokami ról (np. asysta, recepcja, sterylizacja). Jeśli w danym miesiącu nie ma żadnych wpisów, program pokaże komunikat, że nie ma czego drukować.
Higienistka, która część dni asystuje
To najczęstszy przypadek i warto go zrozumieć, bo wygląda na sprzeczność.
Higienistka przyjmuje własnych pacjentów, więc w kartotece pracownika ma kategorię Leczenie i tej kategorii nie zmieniamy. Steruje ona uprawnieniami, rozliczeniami prowizyjnymi i tym, czy wizyta jest medyczna.
Rola nie jest cechą pracownika, tylko konkretnej zmiany:
- W dni, w których przyjmuje pacjentów, wpisujesz jej godziny w Harmonogramie pracy. Ma wtedy kolumnę w terminarzu.
- W dni, w których asystuje, dodajesz regułę w Grafiku personelu z rolą Asysta. W terminarzu nie ma wtedy własnej kolumny, za to widać ją w belce asysty.
W siatce miesięcznej zobaczysz oba rodzaje dni w jednym wierszu, odróżnione kolorem, a suma godzin obejmie jedne i drugie.
Urlopy i zwolnienia
Nieobecność wpisana w grafiku zamyka terminarz osobie, której dotyczy, także lekarzowi. Działa to również w wyszukiwarce wolnych terminów, więc program nie zaproponuje terminu w dniu urlopu.
Dwa rodzaje nieobecności działają inaczej:
- Urlop, Zwolnienie lekarskie i Wolne zabierają cały dzień. Godziny wpisane przy takim wpisie nie mają znaczenia.
- Szkolenie zabiera tylko swoje godziny. Szkolenie od 9:00 do 13:00 zostawia lekarzowi popołudnie otwarte, a blok godzin przyjęć dzieli się wtedy na dwa kawałki.
Żeby nieobecność była widoczna w terminarzu jako zamknięta kolumna, w terminarzu musi być włączony przełącznik Godziny pracy, a widok musi być pogrupowany. Przy wyłączonym przełączniku kolumny są zawsze widoczne i zniknie tylko tło godzin pracy.
Belka asysty w terminarzu
Pod terminarzem dziennym pojawia się pasek Personel: kto dziś asystuje i przy kim, plus role bez własnej kolumny, czyli recepcja i sterylizacja.
Każda pozycja niesie nazwisko lekarza i jego kolor z terminarza, więc nie trzeba szukać kolumny. Gdy w terminarzu widać kilka dni naraz, przy godzinach pojawiają się skróty dni tygodnia, na przykład Kowalska Anna 13-20 (Pn Śr).
Belka pokazuje tylko obecności - urlopów i zwolnień w niej nie ma. Gdy nikt nie ma wpisu na dany dzień, pasek w ogóle się nie pojawia i nie zabiera miejsca.
Belka działa w nowym terminarzu. W starym terminarzu jej nie ma.
Usuwanie
Reguła
Przy kasowaniu reguły, do której należą wygenerowane dni, program zapyta, co z nimi zrobić:
- Tak - usuwa regułę razem z jej dniami
- Nie - usuwa samą regułę, dni zostają w grafiku
- Anuluj - nic się nie dzieje
Osierocone dni
Jeśli w bazie zostały dni po regułach skasowanych wcześniej, użyj przycisku Usuń osierocone dni nad tabelą reguł. Kasuje wyłącznie dni wskazujące na nieistniejące już reguły - dni dopisanych ręcznie nie rusza.
Pojedynczy dzień
Dwuklik na kafelku w siatce, następnie przycisk Usuń w oknie edycji.
Najczęstsze pytania
Dlaczego asystentka nie ma własnej kolumny w terminarzu?
Bo nie przyjmuje pacjentów. Kolumna w terminarzu oznacza możliwość umówienia wizyty. Asystentkę widać w belce Personel pod terminarzem.
Wpisałem regułę, a w siatce pusto.
Najczęściej zakres dat nie obejmuje zaznaczonych miesięcy, albo dni nie zostały jeszcze wygenerowane. Zaznacz regułę i kliknij Generuj dni z reguł.
Poprawiłem jeden dzień, a po regeneracji poprawka zniknęła.
Nie powinna. Ręcznie poprawiony dzień odczepia się od reguły i kolejne generowanie go nie nadpisuje. Jeśli poprawka jednak przepadła, zgłoś to razem z datą i nazwiskiem.
Suma godzin wygląda na zawyżoną.
Sprawdź, czy dana osoba nie ma dwóch reguł obejmujących ten sam dzień i te same godziny. Reguły nakładające się co do minuty liczą się raz, ale reguły o różnych godzinach sumują się poprawnie i celowo.
Czy suma godzin trafia do rozliczeń pracowniczych?
Nie. Na razie służy do podglądu i wydruku.
