Po co to jest?
Przy pacjencie, który bywa nieobecny, program wyświetla ikonę ostrzeżenia - w oknie umawiania
wizyty, na liście umówionych wizyt i w oknie rozmowy telefonicznej. Rejestracja od razu wie, że
przy tym terminie warto zadzwonić z przypomnieniem albo poprosić o przedpłatę.
Ostrzeżenie nie jest zwykłym licznikiem nieobecności. Program liczy frekwencję w skali 0-100,
biorąc pod uwagę okres, w którym pacjent chodzi do gabinetu, i to, ile dany termin realnie
kosztował.
Najważniejsza zmiana: pacjent, który się poprawił, sam wychodzi z ostrzeżenia.
Wcześniej licznik nieobecności nigdy nie malał, więc ktoś, kto nie przychodził pięć lat temu,
a od tamtej pory bywa regularnie, nadal miał czerwoną ikonę.
Cztery poziomy
| Ikona |
Poziom |
Co znaczy |
| brak ikony |
Bez zastrzeżeń |
Pacjent dotrzymuje terminów |
| Żółta sylwetka z zegarem |
Warto potwierdzić termin |
Zdarzały się potknięcia, ale sporadycznie |
| Pomarańczowa sylwetka z zegarem |
Podwyższone ryzyko nieobecności |
Wyraźny ślad nieobecności - warto zadzwonić z przypomnieniem |
| Ciemnopomarańczowa sylwetka z zegarem |
Duże ryzyko nieobecności |
Kandydat do przedpłaty albo do rozmowy przed umówieniem długiej wizyty |
Osobna, zielona sylwetka z gwiazdką oznacza nowego pacjenta - to nie jest ostrzeżenie.
Co wpływa na wynik, a co nie
Nie każdy termin, który się nie odbył, liczy się tak samo:
| Sytuacja |
Wpływ na wynik |
| Nie przyszedł i nie uprzedził |
Pełne obciążenie - to najdroższy przypadek dla gabinetu |
| Odwołał tuż przed terminem (domyślnie poniżej 24 godzin) |
Połowa obciążenia - fotel trudno zapełnić na ostatnią chwilę |
| Odwołał z krótkim wyprzedzeniem (24-48 godzin) |
Niewielkie obciążenie |
| Odwołał z wyprzedzeniem (powyżej 48 godzin) |
Bez wpływu - pacjent zachował się jak trzeba |
| Odwołał, ale godziny zgłoszenia nie ma w bazie |
Niewielkie obciążenie - wiadomo, że termin przepadł, nie wiadomo, czy pacjent uprzedził |
| Wizytę odwołał gabinet |
Bez wpływu - to nie jest wina pacjenta |
Wyprzedzenie program liczy od momentu, w którym rejestracja odnotowała odwołanie.
Wpisy sprzed aktualizacji nie mają zapisanego tego momentu. Tam, gdzie pacjent odwołał wizytę
linkiem z SMS-a, program odzyskuje tę godzinę z zapisanego potwierdzenia. Pozostałe traktuje
jako „nie wiadomo" - z niewielkim obciążeniem wyniku, nie zerowym i nie pełnym.
Stare nieobecności tracą znaczenie
Program bierze pod uwagę ostatnie trzy lata, a w tym okresie starsze zdarzenia ważą coraz
mniej. Po roku nieobecność liczy się o połowę słabiej, po dwóch latach jeszcze mniej, a po trzech
znika z oceny całkiem. Równocześnie każda kolejna dotrzymana wizyta poprawia wynik.
Dodatkowo działa złagodzenie po poprawie: jeśli pacjent dotrzymał pod rząd trzech terminów,
a ostatnia nieobecność jest starsza niż pół roku, poziom schodzi o stopień. Podpowiedź pisze wtedy
wprost: Poziom obniżony: pacjent od dłuższego czasu dotrzymuje terminów.
Jedna wpadka nie robi z nikogo „recydywisty"
Jeśli pacjent ma w okresie oceny mniej niż trzy terminy, program nie wystawia oceny i nie
pokazuje żadnej ikony. Nowy pacjent, który raz nie przyszedł, nie zostanie z tego powodu
oznaczony jako ryzyko.
Jeśli po sprawdzeniu rozkładu widzisz, że prawie wszyscy pacjenci mają status
brak oceny, sprawdź w ustawieniach Minimalną liczbę terminów. Przy wartości domyślnej 3
typowy pacjent zachowawczy (dwie wizyty rocznie) jest oceniany już po półtora roku.
Podpowiedź wyjaśnia wynik
Po najechaniu kursorem na ikonę pojawia się dymek z pełnym rozbiciem:
Frekwencja pacjenta: 62/100 - duże ryzyko nieobecności
Terminy dotrzymane: 8
Nie przyszedł bez uprzedzenia: 2
Odwołane późno: 1
Odwołane z wyprzedzeniem: 3
Odwołane przez gabinet: 1
Ostatnia nieobecność: 04.11.2025
Dotrzymane terminy z rzędu: 4
Dzięki temu rejestracja nie musi zgadywać, skąd wziął się kolor - widzi, czy pacjent znika bez
słowa, czy po prostu często przekłada terminy z wyprzedzeniem.
Wyjątek dla konkretnego pacjenta
Program widzi tylko terminy. Nie wie, że pacjent jeździ na dializy, czeka na transport medyczny
albo jest dowożony przez rodzinę. Dla takich sytuacji można wymusić poziom ręcznie.
Kartoteka pacjenta → zakładka z danymi → przycisk „Wyjątek od oceny frekwencji"
(obok pola Brak możliwości dalszego leczenia).
W oknie ustawiasz:
- Wymuszony poziom - także w drugą stronę: można komuś ostrzeżenie zdjąć albo je nadać
- Powód - pole wymagane, żeby za pół roku było wiadomo, skąd wziął się wyjątek
- Obowiązuje od / do - wyjątek może być czasowy i sam wygaśnie
Okno pokazuje też listę wszystkich wyjątków pacjenta z zaznaczeniem, który obowiązuje dzisiaj.
Kliknięcie wiersza wciąga go do formularza, więc poprawka nie wymaga kasowania i wpisywania
wszystkiego od nowa.
Wyjątek nie kasuje wyliczenia. Podpowiedź pokazuje wtedy jednocześnie wymuszony
poziom, powód i to, co wyszło z wyliczenia - widać więc, co wyjątek przykrywa.
Wyjątek można ustawić także prosto z raportu Pacjenci do przedpłaty - to
naturalny moment na przegląd, bo widać tam komplet osób, których ocena dotyczy.
Ustawienia progów
Ustawienia → Frekwencja pacjentów. Gabinet może dopasować:
- okno oceny i tempo, w jakim stare zdarzenia tracą znaczenie,
- wagę każdego rodzaju zdarzenia,
- od ilu godzin przed terminem odwołanie liczy się jako późne,
- minimalną liczbę terminów w oknie, poniżej której program w ogóle nie ocenia,
- progi wszystkich czterech poziomów,
- warunki złagodzenia po poprawie,
- od jakiego poziomu i na ile dni do przodu buduje się lista kandydatów do przedpłaty.
Zanim zapiszesz nowe progi, użyj przycisku Sprawdź rozkład pacjentów. Pokaże,
ilu pacjentów wyląduje na którym poziomie przy wpisanych wartościach, nic nie zapisując.
Progi ustawione w ciemno potrafią z dnia na dzień zrobić czerwoną połowę kartoteki - a wtedy
rejestracja przestaje zwracać uwagę na ostrzeżenia i cała funkcja traci sens.
Pod rozkładem znajdziesz sekcję Na czym opiera się wyliczenie: ile terminów i jakich wpadło do
oceny oraz ilu pacjentów ma choć jedną nieobecność obciążającą wynik. Jeśli wydaje Ci się, że
program oznacza zbyt mało pacjentów, zacznij właśnie tam i porównaj te liczby z raportem
Brak obecności i odwołania za ten sam okres.
Najczęstszy powód, dla którego nieobecności „nie widać": rejestracja kasuje
wizytę z terminarza zamiast oznaczyć ją przez Obecność → Dodaj brak obecności. Skasowany
termin nie zostawia żadnego śladu, więc żaden raport ani ocena nie mają go z czego policzyć.
Przycisk Przywróć wartości domyślne wraca do ustawień fabrycznych.
Ustawienia są wspólne dla całego gabinetu - ocena pacjenta wygląda tak samo na każdym stanowisku.
Po zmianie progów pozostałe stanowiska łapią nowe wartości w ciągu kilku minut.
Co dalej z tą wiedzą
- Dzwoń przed wizytą do pacjentów z poziomem podwyższone i duże ryzyko - to najtańsza
reakcja i zwykle wystarcza.
- Proponuj przedpłatę przy dłuższych i droższych wizytach. Gotową listę osób daje raport
Pacjenci do przedpłaty.
- Planuj lekki bufor w godzinach, w których nieobecności zdarzają się najczęściej - pokazuje
je raport Brak obecności i odwołania.
- Włącz przypomnienia SMS, jeśli jeszcze nie działają: Konfiguracja SMS.
Typowo zmniejszają liczbę nieobecności o 30-50%.
Powiązane artykuły
