Do czego służy
Gdy pacjent dzwoni na telefon gabinetu, rejestracja widzi zwykle sam numer. Po wgraniu kontaktów pacjentów do telefonu na ekranie pojawia się imię i nazwisko dzwoniącego - jeszcze przed odebraniem.
SmartDental zapisuje pacjentów do pliku w jednym z dwóch formatów:
| Format |
Do czego |
| Google CSV |
do wgrania na koncie Google (contacts.google.com) - kontakty pojawią się w telefonie po synchronizacji konta |
| vCard (.vcf) |
do zaimportowania wprost w telefonie, bez konta Google |
Jak wykonać eksport
- Wejdź w menu Narzędzia → Eksport kontaktów do telefonu (Google, vCard).
- Wybierz, kogo eksportować, format pliku i wygląd kontaktów (opis niżej).
- Kliknij Eksportuj i wskaż miejsce zapisu pliku.
- Program pokaże, ile kontaktów zapisał, i podpowie, jak wgrać plik. Lista pominiętych kartotek i ostrzeżeń zostaje w oknie eksportu.
Kogo eksportować
W sekcji Kogo eksportować zaznaczasz zawężenia:
- Tylko aktywne kartoteki - zaznaczone domyślnie,
- Tylko pacjenci ze zgodą na kontakt marketingowy,
- Tylko pacjenci z wizytą od wskazanej daty - w telefonie lądują pacjenci, którzy faktycznie przychodzą, a nie cała historia gabinetu.
W polu Grupa pacjentów możesz zawęzić eksport do jednej grupy (np. pacjentów jednego lekarza). Bez wskazania grupy do pliku trafia cała kartoteka spełniająca powyższe warunki.
Pacjenci bez numeru telefonu są pomijani - w książce telefonicznej nie mają zastosowania. Pominięte zostają też karty bez imienia i nazwiska. Numer krótszy niż 9 cyfr program traktuje jak brak numeru.
W sekcji Format pliku wybierz:
- Google CSV - do wgrania na koncie Google - najwygodniejsze, gdy telefon gabinetu jest zalogowany na konto Google. Opcja Dodaj znacznik BOM poprawia podgląd pliku w Excelu (polskie znaki nie rozsypują się).
- vCard (.vcf) - do zaimportowania wprost w telefonie - gdy nie chcesz przechodzić przez konto Google.
Opcja Dopisz kierunkowy +48 do numerów krajowych jest zaznaczona domyślnie. Kierunkowy trafia tylko do numerów 9-cyfrowych, a numery zapisane już z prefiksem (+48, 0048) zostają bez zmian. Telefon rozpozna dzwoniącego także bez kierunkowego, ale z nim działa to pewniej, np. w roamingu.
Jak mają wyglądać kontakty
- Etykieta (grupa) - domyślnie Pacjenci. Dostają ją wszystkie wyeksportowane kontakty. Po etykiecie można je później hurtowo znaleźć, ukryć albo usunąć, więc warto ją zostawić.
- Dopisek w nazwie - opcjonalny tekst przed nazwiskiem, np. „Pacjent". Kontakty z gabinetu trzymają się wtedy razem na liście i od razu widać przy połączeniu, że dzwoni pacjent.
Jakie dane trafiają do kontaktu
Do pliku wychodzą tylko dane potrzebne do rozpoznania dzwoniącego:
- imię i nazwisko oraz numer telefonu - zawsze,
- drugi numer telefonu - zaznaczone domyślnie,
- numer kartoteki w notatce (np. „SmartDental, karta nr 1234") - zaznaczone domyślnie; ułatwia odnalezienie pacjenta w programie,
- adres e-mail - do zaznaczenia; niepoprawny adres jest pomijany, a kontakt eksportowany bez niego,
- data urodzenia - do zaznaczenia.
PESEL, numer dokumentu i płeć nie są eksportowane w ogóle. Plik zawiera jednak dane osobowe pacjentów - wgrywaj go na służbowe konto Google gabinetu, a nie prywatne, i skasuj plik z komputera po imporcie.
Import w Kontaktach Google
- Na komputerze otwórz contacts.google.com i zaloguj się na konto Google, z którym synchronizuje się telefon gabinetu.
- Kliknij Importuj, następnie Wybierz plik i wskaż plik CSV z SmartDental.
- Zatwierdź import.
Kontakty pojawią się w telefonie po synchronizacji konta - zwykle po kilku minutach.
Plik CSV jest przygotowany tak, żeby kontakty od razu były widoczne na zwykłej liście kontaktów, a nie tylko pod etykietą.
Import pliku vCard w telefonie
- Prześlij plik
.vcf na telefon, np. e-mailem na własną skrzynkę.
- Otwórz załącznik w telefonie i potwierdź dodanie kontaktów.
Plik vCard można też wgrać na contacts.google.com tak samo jak plik CSV.
Jak później usunąć kontakty
W Kontaktach Google wybierz w menu z lewej etykietę nadaną przy eksporcie (domyślnie Pacjenci), zaznacz wszystkie kontakty i usuń je. Zmiana trafi do telefonu przy kolejnej synchronizacji.
Przydaje się to przy aktualizacji listy: zanim wgrasz nowszy eksport, usuń poprzednie kontakty po etykiecie - inaczej na koncie pojawią się duplikaty.
Kontakty zaimportowane z pliku vCard wprost do telefonu, bez konta Google, usuwa się narzędziami samego telefonu. Nie każda aplikacja kontaktów pokazuje etykietę z pliku - jeśli planujesz później hurtowe usuwanie, wybierz format Google CSV.
Zobacz też
