Ułatwienia dostępu
Znajdź odpowiedzi na pytania dotyczące systemu zarządzania gabinetem
Jak wczytać listę pacjentów z arkusza Excel (.xlsx) lub pliku CSV - przygotowanie pliku, dobór kolumn, podgląd przed zapisem, uzupełnianie istniejących kart bez nadpisywania danych.
Import pacjentów z pliku wczytuje do kartoteki listę pacjentów z arkusza Excel albo pliku CSV. Przydaje się, gdy masz pacjentów spisanych w arkuszu, dostałeś listę z innego systemu (np. z rezerwacji online) albo chcesz hurtowo uzupełnić brakujące telefony i adresy e-mail w kartach, które już są w programie.
Najważniejsze zasady:
Import przenosi wyłącznie dane osobowe i kontaktowe pacjentów. Wizyty, historia leczenia, wpłaty czy zdjęcia z innego programu przenosi nasz serwis w ramach migracji z poprzedniego programu - skontaktuj się z nami, jeśli zmieniasz program.
Program czyta:
Starszy format .xls nie jest obsługiwany. Otwórz taki plik w Excelu i zapisz go jako Skoroszyt programu Excel (.xlsx).
Pierwszy wiersz pliku musi zawierać nagłówki kolumn, a każdy kolejny wiersz to jeden pacjent. Puste wiersze są pomijane.
Nazwy kolumn nie muszą być dokładnie takie jak poniżej - program rozpoznaje typowe nagłówki po polsku i po angielsku, bez względu na wielkość liter i polskie znaki (np. „Nazwisko pacjenta", „NAZWISKO" i „Last name" trafią w to samo pole). Jedyna kolumna obowiązkowa to Nazwisko.
| Kolumna w pliku | Pole w karcie pacjenta | Uwagi |
|---|---|---|
| Nazwisko | Nazwisko | Wymagane. Wiersz bez nazwiska jest pomijany |
| Imię | Imię | Imię i nazwisko w osobnych kolumnach |
| PESEL | PESEL | Sprawdzana jest suma kontrolna; z PESEL-u program ustawia płeć i datę urodzenia |
| Data urodzenia | Data urodzenia | np. 15.03.1985 albo 1985-03-15; komórka z datą Excela też jest rozpoznawana |
| Płeć | Płeć | M albo K (także „mężczyzna"/„kobieta") |
| Ulica | Ulica | Ulica z numerem domu w jednej kolumnie |
| Kod pocztowy | Kod | Kod zapisany przez Excel jako liczba (np. 1234) program sam zamieni na 01-234 |
| Miasto | Miejscowość | |
| Telefon | Tel. kom. | Numer, na który program wysyła SMS-y |
| Telefon dodatkowy | Inny tel. | Np. telefon stacjonarny |
| Uwagi | Przyczyna zgłoszenia |
Kolumna „Imię i nazwisko" w jednej komórce nie zostanie rozpoznana ani jako imię, ani jako nazwisko. Przed importem rozdziel ją w Excelu na dwie kolumny (np. Dane → Tekst jako kolumny).
Przed importem zrób kopię zapasową bazy danych - zobacz Kopia zapasowa danych.
Po imporcie podgląd odświeża się i pokazuje stan po zapisie - nowo założone karty widać już jako istniejące.
Dobór kolumn program zapamiętuje przy imporcie. Gdy następnym razem wczytasz plik o tych samych nagłówkach (np. kolejny eksport z tego samego systemu), kolumny ustawią się same.
Nad tabelą podglądu widać podsumowanie, np. Nowe karty: 120, uzupełnienie kart: 35, bez zmian: 40, pominięte: 5. Wierszy z uwagami: 12.
Tabela ma kolumny Wiersz (numer wiersza w pliku, tak jak w Excelu), Wynik, Nazwisko, Imię, PESEL, Data urodzenia, Telefon (SMS), E-mail, Miasto i Uwagi. Nad tabelą jest pole wyszukiwania, które pomaga odnaleźć konkretnego pacjenta w długiej liście.
W kolumnie Wynik zobaczysz:
| Wynik | Co się stanie |
|---|---|
| Nowa karta | Program założy nową kartę pacjenta |
| Uzupełnienie karty nr ... | Pacjent jest już w programie - puste pola jego karty zostaną uzupełnione danymi z pliku |
| Bez zmian (karta nr ...) | Pacjent jest już w programie i plik nie wnosi nic nowego |
| Pominięty | Wiersz nie zostanie zaimportowany - powód jest w kolumnie Uwagi |
W kolumnie Uwagi program opisuje, co zauważył w danym wierszu, np.:
Dla każdego wiersza program sprawdza, czy taki pacjent nie ma już karty:
Kolejność członów nie ma znaczenia („Kowalski Jan" i „Jan Kowalski" to ta sama osoba), podobnie jak wielkie litery i polskie znaki. Numery telefonów porównywane są bez kierunkowego +48 i bez spacji.
Samo imię i nazwisko nie wystarcza, bo w kartotece bywa kilka osób o tej samej nazwie. Jeśli zgadza się tylko imię i nazwisko, a PESEL, telefon ani data urodzenia nie pozwalają potwierdzić, że to ta sama osoba, wiersz jest domyślnie pomijany z uwagą o możliwym duplikacie. Sprawdź taką osobę ręcznie. Jeżeli to na pewno ktoś inny, zaznacz opcję Zakładaj kartę także wtedy, gdy pacjent o tym samym imieniu i nazwisku już jest... i zaimportuj plik ponownie.
Jeśli zgadza się imię i nazwisko, ale karta w programie ma wpisany inny numer PESEL niż wiersz w pliku, to na pewno inna osoba - program założy dla niej nową kartę.
Jeżeli pacjent został rozpoznany, a opcja uzupełniania jest włączona, z pliku trafiają do karty tylko dane, których w niej brakuje: PESEL, płeć, data urodzenia, adres, kod pocztowy, miejscowość, e-mail, przyczyna zgłoszenia oraz telefony. Wypełnionych pól import nie zmienia - karta w programie jest ważniejsza niż plik. Imię i nazwisko istniejącego pacjenta nigdy nie są zmieniane.
Nowy numer telefonu trafia do pierwszego wolnego pola (najpierw Tel. kom., potem Inny tel.). Numer, który już jest w karcie, nie zostaje dopisany drugi raz.
Czy import może nadpisać dane, które poprawiłem ręcznie w karcie? Nie. Import uzupełnia wyłącznie puste pola. Jeśli w karcie jest już telefon, adres czy e-mail, zostaje bez zmian, nawet gdy w pliku jest inny.
Czy mogę zaimportować ten sam plik drugi raz? Tak. Pacjenci zaimportowani za pierwszym razem zostaną rozpoznani jako istniejący (Bez zmian albo Uzupełnienie karty), więc drugi import nie założy podwójnych kart. Dzięki temu możesz też wczytywać kolejne, uzupełnione wersje tego samego pliku.
Dlaczego część wierszy jest „Pominięta"? Najczęściej z dwóch powodów: wiersz nie ma nazwiska albo w kartotece jest już pacjent o tym samym imieniu i nazwisku, którego program nie może potwierdzić po PESEL-u, telefonie ani dacie urodzenia. Powód zawsze jest w kolumnie Uwagi.
Polskie znaki wczytały się jako „krzaczki". Co zrobić? Plik CSV został zapisany w innym kodowaniu niż UTF-8. Zapisz go w Excelu ponownie jako CSV UTF-8 (rozdzielany przecinkami) albo jako skoroszyt .xlsx i wczytaj jeszcze raz.
Program nie dobrał którejś kolumny. Co teraz? W sekcji Kolumny w pliku wybierz właściwą kolumnę ręcznie z listy przy danym polu. Wybór zostanie zapamiętany przy imporcie.
Plik ma kilka arkuszy. Który zostanie wczytany? Zawsze pierwszy arkusz skoroszytu. Jeśli pacjenci są w innym arkuszu, przenieś go na pierwsze miejsce albo skopiuj dane do nowego pliku.
Co się stanie, jeśli podczas zapisu wystąpi błąd? Zapis odbywa się w całości albo wcale. Jeśli podczas zapisu wystąpi błąd, żadna karta z tego importu nie zostanie założona ani zmieniona.
Jak potem znaleźć zaimportowanych pacjentów? Najprościej wybrać przed importem grupę w polu Dodaj nowych pacjentów do grupy:. Na Liście pacjentów odfiltrujesz ich wtedy filtrem Grupa pacjenta - zobacz Kartoteka pacjenta.
